Správné kancelářské stroje a zařízení pomáhají podnikům fungovat jako dobře namazané stroje. Ačkoli každá firma může mít specifické vybavení určené průmyslem, existují univerzální technologie pro všechny kancelářské prostory. Každá položka spolupracuje, aby zajistila, že povinnosti mohou být prováděny interně, což může ušetřit čas i peníze.
Počítače
Počítač může být považován za nejdůležitější kancelářské vybavení. Internet umožnil propojit lidi po celém světě, takže dobře fungující počítačový systém je nezbytný pro provozování obchodu. Společnosti mohou zvolit buď PC nebo Mac systémy, založené na preferencích. Důležité je, že pro celý úřad je vybrán jeden systém, který umožňuje kancelářské sítě. Notebooky jsou dražší než stolní počítače a často se používají pro práci z domova.
Kopírovat stroje a tiskárny
Zda kancelář potřebuje kopírku v plné velikosti nebo jen tiskárnu tři v jednom, je určena velikostí firmy. Většina velkých firem má těžké náklady na tisk a kopírování a potřebuje trvanlivost kopírky v plné velikosti, která může tisknout na dálku a vytvářet kopie ve velkém měřítku. Vysokokvalitní kopírky mohou být nutností, ale to závisí na podnikání. Malé podniky mohou ušetřit peníze a koupit si malou tiskárnu s funkcemi kopírování a skenování, pokud je rozhodnuto, že velké množství výtisků nebude denním výskytem.
Faxy
Úloha faxového přístroje se snížila v kanceláři se zavedením e-mailu a skenerů, ale standardní faxové přístroje zůstanou kancelářské sponky. Faxové přístroje umožňují odesílat dokumenty spíše než čekat na poštu. Standardní funkce kancelářského faxu se mohou lišit podle společnosti. Spuštění firem a odesílání přes 15 faxů denně vyžadují vysokou kapacitu paměti a rychlost odesílání.
Telefonní systémy
Kanceláře mají telefony, které často obsahují více řádků a identifikaci volajícího. Možnost hlasitého telefonu umožňuje uskutečnit konferenční hovory. Zatímco ne každá kancelář má sekretářku, odpovědi na systémy zajišťují, že zákazníci nikdy neslyší obsazovací signál. Jedná se o zprávy, které se hrají při příchodu hovoru do kanceláře a poskytují volajícím možnost, jak směrovat jejich hovor.
