Kancelářský nábytek, zařízení a spotřební materiál jsou často uváděny jako jednotlivé řádkové položky v kancelářském rozpočtu. Pokud jsou v určité řádkové položce na konci roku zbývající peníze, jsou tyto prostředky prvními, které jsou během rozpočtových škrtů sníženy nebo odstraněny. Je důležité zkoumat design kancelářského nábytku, trvanlivost kancelářského vybavení a slevy na kancelářské potřeby, abyste mohli nejlépe využít veškerý přidělený rozpočet na konkrétní řádkové položky před koncem rozpočtového roku.
Kancelářský nábytek
Termín kancelářský nábytek zahrnuje nábytek, který je součástí designu kanceláře a zahrnuje veškeré velké zařízení, jako jsou stoly, stoly, židle a police. Tyto velké položky obecně stojí stovky nebo tisíce dolarů za položku a trvají minimálně pět let. Rozpočet na kancelářský nábytek může být nekonzistentní, protože většina nákladů na kancelářský nábytek je započítána do startovacích nákladů společnosti.V závislosti na potřebách společnosti může být rozpočet kancelářského nábytku drasticky snížen v příštím roce nebo dvou. Ačkoli některé velké kancelářské vybavení může být nutné vyměnit každých dvacet let, nemusí být nikdy třeba vyměnit vysoce kvalitní kancelářský nábytek. Dobře navržený a funkční nábytek může zvýšit produktivitu a nadšení pracovníka, což znamená, že investice do kancelářského nábytku je často investicí do image společnosti.
Kancelářská technika
Kancelářské zařízení je funkční nebo mechanický předmět používaný k usnadnění výroby v kanceláři, jako je fax nebo kopírka. Méně drahé předměty, například sešívačky, jsou obecně klasifikovány jako kancelářské potřeby. Současná kancelář vyžaduje množství kancelářských potřeb. Od roku 2010 obsahuje základní kancelářské vybavení počítač pro každého zaměstnance a tiskárna a skener se běžně používají v každém kancelářském prostoru. Vyspělá kancelářská zařízení může obsahovat otiskový snímač nebo oční skener, vysoce kvalitní digitální fotoaparáty nebo videorekordéry a videokonferenční zařízení včetně projektoru s plochou obrazovkou. Kancelářské zařízení může být nutné vyměňovat častěji než kancelářský nábytek, zvláště když se debutují a využívají nové technologie. Čím důležitější je funkce kancelářského vybavení pro kancelář, tím častěji bude třeba jej vyměnit. Kancelářské zařízení, které čelí většímu opotřebení a všudypřítomnému používání, jako je osobní počítač nebo mobilní telefon, bude mít kratší životnost a vyšší náklady na údržbu. Náklady na údržbu a opravy kancelářského vybavení by měly představovat samostatnou řádkovou položku z alokace kancelářského vybavení.
Kancelářské potřeby
Obecné kancelářské potřeby zahrnují všechny položky nezbytné pro provoz kanceláře. V rámci této řádkové položky můžete také zakoupit malou kancelářskou techniku, například sešívačky a dávkovače pásek. Hlavní náklady na kancelářskou nabídku mohou zahrnovat papíry, tištěné formuláře a dokumenty, poznámkové bloky a poznámkové bloky. Veškeré spotřebované předměty, jako například pera, tužky, zvýrazňovače a veškeré psací potřeby, také spadají do této kategorie. Kancelářské potřeby musí být nepřetržitě doplňovány kvůli jejich mobilitě a použitelnosti. Často je obtížné vyčíslit všechny drobné předměty, zvláště když kancelář využívá otevřenou skříň. Věnujte pozornost týdennímu inventáři a fakturám. Podívejte se na položky, které vyčerpávají většinu rozpočtu na kancelářské potřeby a nakupují. Můžete snadno snížit své výdaje a zvýšit své úspory tím, že hledáte nejlepší ceny.
