Většina organizací vyžaduje od svých zaměstnanců, aby věděli, jak psát určité typy zpráv. Například odborníci na zajištění kvality by měli vědět, jak psát zprávy o kvalitě. Zpráva o kvalitě pomáhá vyhodnotit současné řídicí systémy organizace, které mají zajistit kvalitu výrobků, služeb a procesů. Dobře organizované zprávy o kvalitě mohou být použity jinými odborníky k tomu, aby pomohly zlepšit produkty a procesy organizace.
Použijte poznámky. Při kontrole procesů zajišťování kvality v rámci organizace byste měli brát podrobné poznámky o tom, jaké procesy jsou, jak jsou prováděny zaměstnanci a jak efektivní se zdají být.
Použijte jednoduchý jazyk ve zprávě o kvalitě. Krátké věty a jednoduché fráze jsou ideální způsob, jak získat svůj význam a zajistit, aby všichni odborníci mohli snadno pochopit obsah vaší zprávy.
Zadejte abstrakt pro zprávu o kvalitě. Abstrakt je souhrn všech částí vaší zprávy. Shrnout každou sekci asi dvěma až pěti větami. Cílem je pro každého, kdo přečte abstrakt, aby věděl, zda čtení celé zprávy bude stát za svůj čas.
Přidat informace o pozadí. To by mělo zahrnovat oddělení nebo proces, který byl analyzován, lidé, kteří pomohli při analýze a účelu zprávy o kvalitě.
Zahrnout část pro vaše zjištění. Při analýze oddělení nebo procesu byste měli věnovat pozornost tomu, jak jsou procesy dokončeny, zaměstnanci, kteří jsou zapojeni, a jak efektivní jsou procesy pro organizaci. Všechny tyto podrobnosti musí být zahrnuty v této části. Data nebo výpočty lze uvést samostatně a připojit k sestavě.
Uzavřete zprávu o kvalitě se sekcí závěrů. Tato část vám nabídne vaše závěry a doporučení pro zlepšení procesů, které jste pozorovali. Uveďte spoustu detailů při nabízení návrhů. V případě potřeby použijte vizuální detaily, například grafy a grafy. Více podrobností a příkladů, které můžete v této části uvést, jsou užitečnější ve vaší zprávě o kvalitě.
