Je něco okouzlující než v prvním pracovním dni, kdy jste se dostali do nové kanceláře, a nemáte ponětí o tom, co máte dělat, mnohem méně, kde najdete koupelnu? S trochou plánování (a dlouhým vzpomínkem na to, co to bylo, jako byste byl nováček sami), můžete navrhnout příručku pro zaměstnance, která zajistí, aby první časovci vypadali jako doma.
Určete účel a rozsah příručky. Jedná se o to, aby nováčik chodil prostřednictvím podrobného procesu plnění konkrétních úkolů? Představuje ji podnikovou historii a politikám, pravidlům vhodného chování a standardním formám a postupům v rámci účasti, dovolené a dovolené? Nebo je to kombinace obou?
Načtěte seznam témat, které mají být obsaženy v příručce, a zjistěte, zda chcete celou příručku naplánovat sami nebo delegovat její části na znalý personál. Toto rozhodnutí bude vycházet ze složitosti práce, a jak často bude třeba manuál aktualizovat, aby držel krok s růstem společnosti a zaváděním nových technologií.
Sbírejte a kopírujte stávající dokumenty, které chcete zahrnout do příručky. Patří k nim například pracovní údaje o postavení nového zaměstnance, standardizované formuláře, výpis z poslání společnosti a / nebo poslední výroční zpráva, organizační schéma, kancelářský půdorys, seznam zaměstnanců spolu s jejich tituly a jejich kancelářským telefonem čísla, politiky sexuálního obtěžování a možná kopie nejnovějšího informačního bulletinu společnosti.
Určete, která témata je třeba psát od začátku. Například zaměstnanci, kteří jsou nejen noví, ale i noví do města, ocení seznam nedalekých restaurací, obchodů a poštovních úřadů. Pokud existují nepsané tradice, které by zaujaly noví příznivci, bylo by to dobré místo, abychom je mohli zmínit. Například možná existuje divize potluck, která se koná jednou měsíčně za měsíc k oslavě narozenin, nebo možná tam je on-site jóga třída, která se setká každý pátek v době oběda.
Požádejte o radu od některých vašich posledních zaměstnanců. Zeptejte se jich, jaký druh materiálů by jim pomohl v první den a jak šli najít informace, které potřebují.
Zahrnout uvítací dopis od vedoucího zaměstnance nebo dokonce od prezidenta společnosti. Tento dopis by měl povzbudit příjemce, aby přispíval nápady do manuálu, pokud vidí způsob, jakým může být obsah vylepšen a / nebo rozšířen.
Upřesněte pravidla toho, co představuje vhodné kancelářské chování. Možná budete chtít zahrnout zákazy například na používání kancelářských telefonů pro osobní hovory, surfování na internetu, posílání externích e-mailů nebo řízení firemního vozidla, aby jste mohli provádět pohotovosti. Pokud je zaměstnanec stůl nebo kancelář v jasném pohledu na zákazníky a návštěvníky společnosti, budete také muset stanovit pravidla, pokud jde o umělecká díla, rostliny, kancelářské předměty, fotografie, rádia atd.
Definujte, jaké je oblékací kód společnosti.
Uspořádejte všechny materiály v 3-kroužkovém pojivem, které lze zaměstnanci dát v první den práce.
Přijměte další dvojice očí, abyste důkladně opravili obsah.
Zahrnout odběrnou listinu, aby zaměstnanec potvrdil, že obdržela příručku pro orientaci a že bude zodpovědná za přezkoumání všech materiálů uvnitř.
Tipy
-
Vzhledem k tomu, že příručka pro zaměstnance může být považována za nedokončenou práci, možná budete chtít zvážit vytvoření online verze, na kterou budou mít všichni zaměstnanci přístup, a pokud to bude nutné, obnovíte své vzpomínky na firemní politiky. Pokud je to praktické, nechte každého zaměstnance ve vaší organizaci připravit individuální manuály, které řeší všechny své povinnosti. Nejen že je vhodné mít na ruce časově úsporný výcvikový nástroj, pokud / když dávají oznámení, ale také umožňuje dočasnému personálu snadno vyplnit, pokud zaměstnanec jede na prodlouženou dovolenou nebo je v nemocenské dovolené.
Varování
Nikdy nevynechejte zásadní kroky z vysvětlení, jak provést úkol. Dokonce i něco tak jednoduchého, jako když jim říkáte, kde je tlačítko "na" umístěno na stroji nebo v jakém zásuvce jsou uloženy určité dokumenty, bude nově příchozí velmi ceněn.
