Pokud chcete něco udělat správně, napište dobrý standardní operační postup nebo SOP. Dobře napsaná normativní příručka pro provozní postupy pomáhá společnostem efektivně a důsledně řídit tím, že informuje zaměstnance o tom, jak důležité jsou správné postupy. Zachování kvality a konzistence pomocí snadno pochopitelných pokynů krok za krokem může také přinést výhody, jako je zvyšování produktivity, odstranění odpadu a snížení úrazů na pracovišti. Manuál SOP může podnikům pomoci dodržovat předpisy a zlepšit školení pro zaměstnance.
Krok 1: Vyberte si SOP
Určete procedury, které by měly být standardizovány, jako je montáž dílů výrobku nebo vyřízení stížnosti zákazníka. Zaměřte každý SOP na jednu aktivitu. Napište pouze postupy, které víte, jak postupovat správně. Nebo najděte někoho, kdo je kvalifikovaný, aby vám ukázal, jak postupovat. Zkompilujte všechny potřebné informace.
Krok 2: Připravte se na zápis
Dejte každému SOP smysluplný název, jako je "Jak sestavit váš produkt" nebo "Jak zvládnout stížnost zákazníka". Zahrnout čísla SOP nebo kategorie, je-li třeba, jako např. "SOP - Production - Assembly" nebo "SOP - "Umožní vám seskupit související postupy pro zaměstnance. Nakreslete hrubé vývojové diagramy procesů, abyste potvrdili, že máte všechny informace a že jsou ve správném pořadí. Zaměřte se na zaměstnance, který při přípravě vašeho přístupu provede tento postup.
Krok 3: Standardizujte sekce
Vyjádřete své SOP. Každý SOP by měl mít následující části:
- Záhlaví
- Účel
- Rozsah
- Reference
- Definice
- Odpovědnosti
- Postup
- Dodatky
- Historie revizí
- Podpisy schválení
Krok 4: Podrobné postupy krok za krokem
Postupujte postupně krok za krokem v pořadí, v jakém by měly být provedeny. Začněte s hlavními kroky, jako je například "Získat součásti produktu" nebo "Odpovědět na telefon". Pak je přetáhněte na menší kroky, například "Potvrďte, že každá část je správná" nebo "Zavolejte a poděkujte zákazníkovi za volání."
Krok 5: Napište každý SOP
Napište jednoduše. Použijte malé slova a krátké věty. Najděte hlavní myšlenku jako první. Sledujte podrobnosti. Používejte akční slovesa a aktivní hlas. Vyhněte se dvojznačnosti a zmatku. Nepoužívejte zkratky, zkratky nebo žargon.
Krok 6: Formátování SOP konzistentně
Každý SOP by měl být napsán ve stejném písmu a velikosti písma. Rozdělit dlouhé odstavce na krátké. Použijte body odrážek namísto dlouhých vět. Přidejte vizuální pomůcky jako vývojové diagramy. Zvýrazněte důležité informace, například použití tučného písmene nebo kurzívy.
Krok 7: Posoudit efektivitu každého SOP
Zkontrolujte čitelnost, srozumitelnost a srozumitelnost SOP.
- Čitelnost: Je typ dostatečně velký a snadno čitelný?
- Čitelnost: Jsou pokyny jednoduché? Nebo mají protokoly převahu složitých konceptů a tupých slov?
- Srozumitelnost: Čtenář se dozví, co potřebuje vědět, aby postup správně provedl?
Krok 8: Přezkoumání, revize a schválení
Měli zaměstnanci, kteří provádějí postupy, prověřit SOP, aby potvrdili, že chápou vše. Požádejte také zaměstnance, kteří nejsou obeznámeni s postupy, aby si mohli také přečíst SOP. Čtenář by neměl postupovat, aby věděl, jak se to dělá. Každou sadu změn přezkoumají tíž čtenáři, dokud nejsou přijatelné. Manažeři, kteří budou zodpovědní za to, že budou dodržováni SOP, by se měli před tím, než budou propuštěni, podepsat.
V podnikání fungují jednotné systémy. Vytvoření příručky pro standardní provozní postupy zajišťuje, že každý zaměstnanec sleduje každý krok v systému stejným způsobem, a to vždy jednou.
