Plánování události trvá hodně práce. Pro každého jednotlivce nebo společnost, jejichž služby jste najali, budete potřebovat smlouvu, která vás ochrání před nadměrným plnením nebo uvíznutí bez těchto služeb v den konání akce. Při psaní smlouvy o událostech použijte prostý a stručný jazyk, takže z obou stran není prostor pro nesprávný výklad.
Zkompilujte všechny informace, které potřebujete k zařazení do smlouvy v jednom dokumentu. To zahrnuje jména a kontaktní informace, které jste vy a společnost nebo jednotlivec, včetně adresy, telefonního čísla a e-mailové adresy, datum události, čas, po který se pracovníci vyžadují, a čas, kdy událost začala a očekává se konec. Napište seznam všech příslušných zařízení, která budete poskytovat, a co očekáváte od smluvního pracovníka. Pokud například najmete DJ, ujistěte se, že můžete dodat reproduktory, ale DJ je zodpovědný za kabely.
Vytvořte formulář se sekci pro kontaktní informace, uvedené data a časy, stejně jako očekávání na vašem seznamu. U již formátované smlouvy nabízí Microsoft Office několik bezplatných šablon, ze kterých si můžete vybrat.
Napište platební dohodu tím, že uvedete své jméno jako plátce, jméno smluvního pracovníka (nebo název společnosti) jako příjemce, hodinovou nebo celkovou mzdu a případné další poplatky, které mohou být buď přidány nebo odečteny (konkrétně uvedte, proč se to může stát, případně.). Zahrňte způsob platby (šekem, hotovost, PayPal) a kdy bude platba vydána. Pokud bude platba vydána v den události, uveďte, zda bude před nebo po ukončení služeb.
Napište sekci speciálně pro vrácení peněz a zrušení a výslovně uveďte, jaké jsou vaše důvody pro neúčtování platby. Zahrnout časové okno umožňující zrušení. Například: "Společnost může zrušit až 48 hodin před událostí, nebo jim bude stanoven poplatek." Uveďte, jaké poplatky budou také.
Napište sekci pro všechny jiné obchodovatelné položky specifické pro vaši událost a způsob, jakým je možné je vyřešit. Pokud je například událost venku, uveďte plán "deštivého dne" nebo uveďte, zda událost zrušíte, jakým způsobem oznámíte smluvnímu pracovníkovi a jaké (případné) náhrady by mohl obdržet.
Vytvořte sekci s vaším jménem a plnými jmény smluvních pracovníků, které jsou zadány, s řádkem k datu a podepsat. Zkopírujte smlouvu o podepsané události pro pracovníka a uchovejte další kopii pro vaše záznamy.
