Od doby, kdy má zaměstnavatel svůj první kontakt s potenciálním zaměstnancem, je v době ukončení pracovního poměru důležité, aby písemné záznamy týkající se zaměstnance byly uchovávány v osobním spisu zaměstnanců pod jménem každého zaměstnance. Tyto záznamy o zaměstnání, pokud jsou správně zachovány, mohou potenciálně sloužit k ochraně zaměstnavatele před budoucí odpovědností za porušení zaměstnání a pracovního práva, jako je například neoprávněné ukončení pracovního poměru nebo diskriminace v zaměstnání.
Položky, které budete potřebovat
-
Uzamykací skříňové skříně nebo bezpečný pokoj s omezeným přístupem
-
Složky souborů
Pochopte, proč je třeba uchovávat zaměstnance. To je záznam firmy a zaměstnance o tom, co se stalo na pracovišti. Záznamy uchovávané v osobním spise mohou sloužit k ochraně zaměstnavatele v budoucích soudních řízeních a pomáhají vyřešit nedorozumění, které se mohou vyskytnout v souvislosti s politickými otázkami, otázkami týkajícími se platů a výhod, pracovních povinností a povinností, disciplinárních nebo nápravných opatření a nespravedlností.
Tak co by se mělo dostat do zaměstnaneckého personálního spisu? Následující dokumenty a záznamy by měly být vedeny odborníky v oblasti lidských zdrojů nebo manažery na každém zaměstnance. Popis práce Žádost o práci Nabídka zaměstnání Formulář IRS W-4 Příjem pro příručku pro zaměstnance (Často je dobrý nápad udržet si kopii samotné příručky, zvlášť když se čas od času mění. Tímto způsobem každý ví, jaké podmínky příručky zaměstnanec podepsal.) Jakékoliv hodnocení výkonu Příjemce zaměstnaneckých benefitů Ocenění Stížnosti a komplimenty obdržely o zaměstnanci Disciplinární akce nebo varování * Účetní záznamy Doporučuje se, aby každý jiný typ záznamu měl vlastní záložku.
Lékařské záznamy a imigrační formuláře by měly být uchovávány v samostatných spisech. Vzhledem k tomu, že nemůžete přijímat rozhodnutí o zaměstnanosti na základě imigračního statusu osoby, za předpokladu, že mají právo pracovat v USA, a federální vláda má právo přezkoumat I-9, je pravděpodobně lepší zachovat ji odděleně. Pokud jde o lékařské záznamy, zákon o zdravotním postižení v USA (ADA) obsahuje velmi přísná pravidla, pokud jde o soukromí a přístup k lékařským záznamům po předložení nabídky, a proto je nutné je uchovávat v samostatném spisovém a souborovém kabinetu s omezenými přístup. ADA omezuje zpřístupnění informací v těchto záznamech dozorcům, pokud zaměstnanec má potřebná omezení svých povinností nebo potřebuje ubytování; pracovníci poskytující první pomoc v případě havarijní lékařské péče; a vládní a pojišťovací úředníci za omezených okolností.
Je důležité, aby byly nesprávné informace obsažené v osobním spisu zaměstnance opraveny okamžitě po oznámení společnosti, že informace jsou nesprávné.
Soubory zaměstnanců zaměstnanců by měly být uzamčeny a měly by být dostupné pouze osobám, které mají legitimní potřebu mít přístup k souboru. Za účelem rozhodování o propagačních akcích a disciplinárních opatřeních může potřebovat přístup ředitele nebo vedoucího prvního řádku. Pokud chce někdo, kdo nemá legitimní podnikání přístup k souboru, potřebuje platnou předvolání. V opačném případě mohou být porušena práva na ochranu osobních údajů zaměstnanců.
Obecně platí, že zákon nevyžaduje, aby jste zaměstnanci zpřístupnili, co je v osobním spisu zaměstnanců bez přiměřené žádosti zaměstnance. Je to pravděpodobně lepší obchodní praxe, nicméně, aby zaměstnanci seznámili s tím, co je v jejich spisu. Tímto způsobem nemáte marginálního zaměstnance, který je překvapen, když je disciplinovaný nebo ukončen. Výjimky z tohoto obecného pravidla jsou ustanovení zákona o spravedlivém zápočtu (FCRA). Vyžaduje, abyste informovali zaměstnance nebo potencionální zaměstnance, pokud podniknete nepříznivé kroky založené na tom, co je obsaženo ve své kreditní zprávě.
Oddělení od výpovědi zaměstnancům o tom, co je ve svém osobním souboru, je otázkou přístupu. Mnoho států vyžaduje od zaměstnavatelů, aby zaměstnancům a bývalým zaměstnancům umožnili přístup ke svým zaměstnancům. Je důležité, abyste jako odborník na lidské zdroje nebo vlastníka firmy seznámili s právními předpisy vašeho státu v tomto ohledu. Obecně platí, že přístup zaměstnance musí být přiměřený a podřízený přítomnému členu vedení, aby se zajistilo, že nic není přijato nebo změněno. Některé státní zákony umožňují, aby zaměstnanec měl kopie, pokud ano, někdo ze společnosti učinil kopii. Často budou existovat limity toho, co zaměstnanec může vidět ve svém osobním spisu. Pokud jsou citlivé položky, jako jsou referenční dopisy, vyšetřování trestných činů a další informace, které by mohly porušovat práva někoho jiného na ochranu osobních údajů, jim může být odepřen přístup. Zde je dobrý nápad tyto položky uchovat pod samostatnou kartou v osobním spisu zaměstnance. Některé státní zákony mohou zaměstnancem dovolovat, aby odmítl disciplinární opatření nebo hodnocení.
Tipy
-
Ponechte si kopii zákona o státních právech, pokud existuje ve vašem státě, o přístupu k archivům zaměstnanců zaměstnanců vyslaným nebo užitečným v oblasti, kde jsou tyto soubory vedeny. Tím se zabrání konfliktu mezi vedením a zaměstnancem nad tím, co je a není povoleno.
Varování
Každému zaměstnance musí být zacházeno stejným způsobem, pokud jde o údržbu a přístup k osobním záznamům. Jakákoli odchylka v praxi může společnost podřídit vedení sporu. Pokud máte jakékoliv pochybnosti o tom, jak zachovat vaše zaměstnanecké spisy, konzultujte s advokátem.
