Nástroje pro správu projektů jsou běžnými zařízeními pro sledování činností, termínů a zdrojů projektu. Jsou to obvykle vizuální nástroje navržené tak, aby představovaly cíle a činnosti projektu - např. Grafy Ganttů - nebo odpovědnosti těch, kteří pracují na různých fázích projektu, jako jsou plány plaveckých dráh.
Pro: Organizace
Nástroje pro správu projektů vám pomáhají udržovat organizaci od začátku projektu. Identifikací všech aktivit a jejich trvání, zdrojů a odpovědných lidí se nikdy nemusíte ptát, co dělat dál nebo kdo je zodpovědný. Podrobnosti jsou snazší sledovat, protože jsou zapsány a označeny po dokončení. V průběhu projektu pomáhá organizace lépe šetřit čas a stres a zabraňuje tomu, aby se střemhala v poslední chvíli.
Pro: Snadno sdílený
Nástroje pro správu projektů obvykle vytvářejí jeden dokument, který slouží jako "projekt na první pohled". Tento projekt lze snadno sdílet s každým, kdo pracuje na svých různých součástech. Každý pozná stav činností, které mohou mít vliv na jejich práci. Některé programy umožňují editaci s otevřeným přístupem, aby každý mohl vidět všechny podrobnosti o stavu projektu.
Con: Časová investice
Může dojít k významnému času investování do učení a vytvoření původního nástroje řízení projektů, který je pro projekt vhodný. Některé nástroje se poměrně snadno učí, jiné mohou být podrobné a technické. Všichni v projektu se musí naučit interpretovat tento nástroj; někdo také musí být zodpovědný za to, jak vytvořit nástroj. Někdy může studium specializovaného softwaru trvat tak dlouho, dokud sám dokument nevytvoří.
Con: Údržba
Nástroje pro správu projektů jsou užitečné jen tehdy, když jsou pravidelně aktualizovány. Původní plán je cenný, ale ve skutečnosti projekty nikdy nechodí podle plánu. Při změnách, jako jsou nové úkoly nebo zpoždění, je třeba dokument odpovídajícím způsobem aktualizovat. Za tento běžný úkol musí být zodpovědný někdo.
