Během obchodního měsíce společnosti účetní provádí několik záznamů do účetního systému. Některé z těchto záznamů se vyskytují jako záznamy v knihách, které se nazývají "zápisy v denících", které jsou vedeny přímo do hlavní knihy. Některé z těchto záznamů, pokud jsou zadány do jednoho měsíce, se v příštím měsíci musí vrátit zpět, aby účet vypršel. Jednou z oblastí, na která se vztahuje, jsou měsíční přírůstky.
Zadávání položek zpět
Položka, která vyžaduje obrácení, zahrnuje částky zapsané do účetního systému za účelem přidělení výdajů, které pokrývají dvě účetní období. Například pokud je splatná faktura za splátkovou úvěr pouze za úroky každý měsíc 15., pouze jedna polovina položky se vztahuje na aktuální měsíc, zatímco druhá polovina položky se vztahuje na příští měsíc. Za účelem uskutečnění této transakce by účetní vynaložil polovinu částky v aktuálním měsíci a upravil položku pro druhou polovinu částky. Na začátku příštího měsíce by účetní musel zrušit nastavovací položku, aby zrušil účet. Výhodou použití reverzních záznamů je to, že umožňuje účetnímu odrážet výdaje v období, kdy k nim dojde.
Časové rozlišení
Účetní vytvoří položky, které nebyly přijaty. Například pokud jste fakturovali klienta za 500 dolarů, ale museli jste zaplatit dodavateli 100 dolarů za dokončení práce na této faktuře a nedostali fakturu dodavatele, musíte pro ni získat. Účelem je zajistit, aby výnosy byly zaznamenány také z výnosů. V měsíci, kdy jste klienta obdrželi 500 dolarů, jste získali výdaj ve výši 100 USD pro dodavatele, což vyžaduje zadání reverzního záznamu v příštím měsíci. Pokud však dojde k nahromadění a zrušení záznamů, nemůžete zapomenout na zadání zpětného odúčtu nebo bude váš nákladový účet nadhodnocen. Nevýhodou použití reverzních záznamů je možnost, že na ně zapomenete.
Dvojitá práce
Zadávání reverzních záznamů vyžaduje systém pro jejich sledování, aby bylo zajištěno jejich úspěšné dokončení. Bez sledování reverzních záznamů v tabulce nebudete vědět, co se má v následujícím období obrátit. Účetní systémy, které vyžadují, abyste zadali reverzní položky, vyžadují, aby účetní dvakrát pracoval. Pro každý provedený záznam, který vyžaduje opakování v příštím období, musí účetní provést dva záznamy, jeden v každém období. Může to být těžkopádný úkol a vyžaduje sledování všech chyb, protože částky zadané v jednom období a obrácené v dalším období musí být stejné, aby se vynulovaly.
Nadhodnocené nebo podhodnocené účty
Další nevýhodou použití reverzních položek je, že chyby mohou nadhodit nebo podhodnotit účet. Zatímco časové rozlišení umožňují účetnímu řádně sledovat vzniklé, ale nepřijaté příjmy nebo výdaje, zapomenete-li si zrušit záznam, může skončit v nadhodnocené nebo podhodnocené částce na účtu, protože by nebyl k dispozici záznam o zpětném převodu.
Více záznamů, více chyb
Použitím reverzních záznamů se zdvojnásobí práce účetního a při nárůstu manuální práce se zvyšuje pravděpodobnost výskytu chyb. Systém, který umožňuje automatické zvrácení nahraných záznamů, může být nejúčinnější, protože původní zápis musí být proveden pouze jednou. Ačkoli účetní by stále přezkoumával položky zpětného odběru, nebude muset svou práci zdvojnásobit.
