Jak nastavit virtuální kancelář. V globálním prostředí pracoviště prakticky nemají žádné hranice se zaměstnanci, kteří se nacházejí po celém světě. S rostoucími cenami nemovitostí se virtuální kancelář stala atraktivním fenoménem pro mnoho podnikatelů. Společnosti mohou být umístěny na určitém místě, ale zaměstnanci provádějí každodenní kancelářské záležitosti z různých míst, jako je hotel, kavárna nebo doma.
Rozhodněte se o adrese firmy pro vaši virtuální kancelář. Může se jednat o číslo poštovní schránky, nebo můžete použít službu poštovní schránky CMRA (komerční poštovní schránku) pro získání adresy firemního zvuku.
Podívejte se na možnosti připojení. Existuje několik možností, jak si vybrat, zda je jeho e-maily, mobilní telefony, on-line fóra, instant messenger, VoIP a další.
Nastavte si zvolenou lokalitu pro virtuální kancelář připravenou k instalaci. Zajistěte místo a vytvořte pracovní atmosféru tak, jak byste chtěli. Ujistěte se, že je dostatek prostoru pro instalaci nezbytné elektroniky, jako jsou počítače, faxy a telefonní linky.
Nainstalujte potřebný software do vašich počítačů v závislosti na vašich potřebách. Některé programy jsou speciálně navrženy pro webové konference, prezentace, plánování schůzek a tak dále. Je také dobrý výběr spolehlivého antivirového programu, který chrání počítač před napadením online.
Obraťte se na poskytovatele telefonních služeb a získejte moderní telefonní systém s interaktivní hlasovou odezvou (IVR), který vám pomůže spravovat hovory, aniž byste museli být přímo na místě. Jejich vestavěná technologie přichází za rozumnou cenu a účtují se pouze za skutečné použití.
Vytvořte intranetové zařízení, které má přístup pouze zaměstnavatelé společnosti k předávání informací, životních informací, souborů a dokumentů nebo do virtuální privátní sítě (VPN), takže převedený materiál je plně důvěrný. Sledujte, kdo přistupuje k databázi vaší organizace tím, že uchová záznamy o vstupu, ukončení a přístup k informacím.
Naplánujte své oficiální schůzky s spolupracovníky, klienty nebo dalšími na šálek kávy na místě, které je dobré pro každého. Pokud všechny vaše kontakty nemohou být fyzicky tam, můžete zajistit připojení pomocí webových kamer, mobilních telefonů a instant messengerů.
Ujistěte se, že zaměstnanci pravidelně předkládají časové rozvrhy, aby zaznamenali počet jejich pracovních hodin. Systematicky se podívejte na tyto časové rozvrhy na základě předpokládaných hodin potřebných pro konkrétní úkoly, aby se neproduktivní čas strávil pod kontrolou.
Tipy
-
Několik obchodních aplikací přichází ve formě "apartmánů", které zahrnují většinu programů potřebných k vytvoření virtuální kanceláře a ještě více. Některé z populárních suite jsou Microsoft Office, Lotus, Corel a AppleWorks. Pokud máte rozpočet, poskytněte svým zaměstnancům potřebné doplňky, jako je laptop, Wi-Fi mobilní telefon, VoIP a další vybavení. Pak můžete vy a vaše pracovní síly propojit efektivně.
Varování
Pravidelně zálohujte data, abyste zabránili úplnému rozpadu své každodenní činnosti, pokud dojde k selhání systému. To může být skutečně scénický noční scénář.
