Obchodní zprávy mohou projednávat cokoli od finančního postavení podniku až po marketingové strategie a prodejní přístupy. Čtvrtletní zprávy mohou být relativně malé, protože obsahují pouze informace týkající se tříměsíčního období. Než vytvoříte a zapíšete čtvrtletní obchodní zprávu, definujte její účel a určete, které informace je třeba zahrnout. I když se to může konkrétně týkat finančních výdělků, může to být i malá zpráva, která zdůrazňuje činnosti v různých odděleních podnikání.
Uveďte úvod ke čtvrtletní obchodní zprávě. Určete účel zprávy a ujistěte se, že uvedete období, které se zpráva týká. Napište například, že zpráva se zaměřuje na finanční situaci společnosti od dubna do července 2007.
Vytvořte nadpisy a podkapitoly pro přehled. Pokud se zpráva zaměřuje na činnost každého oddělení v oboru, použijte každé oddělení jako nadpis. Použijte podkapitola k určení činností jednotlivých oddělení. Pokud píšete čtvrtletní finanční zprávu, použijte položky k určení hlavních částí, jako jsou aktiva, závazky a výdaje.
Určete metodu použitou k získání dat pro sestavu. To se bude lišit v závislosti na účelu sestavy. Pro finanční zprávu získáte své údaje přímo od účetního oddělení. Pokud je zpráva o každém oddělení, promluvte s manažerem v každém oddělení, abyste získali správná data.
Napište tělo sestavy pomocí nadpisů a podpoložek jako svého průvodce. Být jasný a přímočarý ve svém jazyce. Použijte grafy a tabulky, pokud potřebujete ilustrovat některé údaje, neboť čísla mohou být strašná, pokud chcete číst, pokud je mnoho z nich. Zjistěte všechny problémy nebo problémy, které se naučily z dat, takže čtenář si je vědom problémů, které tato zpráva ukazuje.
Připomeňte čtenáři, že informace a údaje uvedené v drobné zprávě se týkají pouze tří měsíců uvedených v úvodu. Použijte tento závěr k nabídnutí řešení nebo nápadů k problémům uvedeným ve zprávě.
Zvýrazněte klíčové body ve zprávě pod nadpisem "Shrnutí shrnutí". Napište jej naposledy, abyste zajistili, že do tohoto souhrnu zahrneme všechny závažné problémy. Umístit mezi titulní stránku a úvod. Někteří čtenáři mohou přečíst souhrn, aby získali představu o obsahu namísto čtení celé zprávy.
