Organizace nemohou přijmout každý návrh, který obdrží, a proto musí napsat dopisy, aby podniky informovaly, že odmítají své návrhy. To se často provádí prostřednictvím e-mailu. Společnost odmítá návrhy a vytvoří dopis a zašle je emailem příslušným firmám. Kdykoli společnost zapíše odmítavý dopis, musí zvážit několik klíčových bodů, včetně vedení diplomatických, upřímných a krátkých dopisů.
Použijte čáru předmětu. Při psaní e-mailu existuje možnost vyplnění předmětu na řádku předmětu. Při psaní dopisu o zamítnutí návrhu použijte čáru předmětu, aby jste informovali osobu o tom, co se týká e-mailu. Nemusí obsahovat slova "Odmítnutí návrhu", ale může obsahovat něco jako "V reakci na váš návrh".
Udržujte formátování jednoduché. Nepoužívejte fantazijní typ písma ani žádný speciální typ formátování. Použijte standardní formátování, které má většina e-mailů, a zachovejte slova rovnoměrně s levým okrajem.
Adresa e-mailu. Začněte e-mailem tím, že se obrážíte na kontaktní osobu, která napsala původní návrh. Pokud v návrhu není uvedena žádná konkrétní kontaktní osoba, obraťte se na oddělení lidských zdrojů společnosti.
Uveďte účel e-mailu. Buď jasný, přímý a diplomatický, když začneš dopis. Informujte čtenáře o tom, že píšete tento dopis, a bohužel mu informujete, že vaše společnost odmítá návrh, který předložil jeho nebo jeho společnost. Nezapomeňte uvést název společnosti a účel původního návrhu.
Uveďte důvod. Odmítavý dopis by měl být upřímný a upřímný. Z tohoto důvodu většina podniků obsahuje důvod, který vysvětluje, proč návrh odmítá. Důvody se liší při odmítnutí návrhu, ale jsou obvykle spojené s náklady.
Nabídněte čtenáři pozitivní přání.Informujte čtenáře, že si přejete v budoucnu jeho i jeho podnikání a vyzve jej, aby nabídl návrhy na budoucí projekty, které by vaše společnost mohla mít.
Podepsat dopis. Na konci e-mailu podepište písmeno "S pozdravem", po kterém následuje vaše jméno a název.
Tipy
-
Před zasláním si vždy důkladně přečtěte obchodní dopisy. Neříkejte negativní věci o společnosti, místo toho se snažte udržet dopis pozitivní.
