Zprostředkování špatných zpráv není snadné, zvlášť pokud nenávidíte lidi, kteří jsou zklamáni. V určitém okamžiku vaší kariéry však možná budete muset napsat odpůrčí dopis, aby informoval žadatele o tom, že jeho předběžná práce byla neúspěšná. S pravým přístupem můžete napsat dopis, který přináší špatnou zprávu, přesto zůstává zdvořilý.
Začněte dopis poděkováním žalobci za jeho čas. Dopis by měl začít s "Vážený paní nebo paní …" a pokračujte v poděkování jménem organizace.
Označte odmítnutí jasným způsobem, aby nedošlo ke zmatku pro příjemce. Nepoužívejte kladná slova pro zahájení negativní věty. Například: "Byli jsme velmi ohromeni vaším životopisem, ale lituji, že vás informuji, že nejste kvalifikovaní pro tuto pozici." Být jasný a stručný, takže příjemce ví přesně, co tím myslíte. Nepoužívejte dopis déle, než je třeba; překonat špatné zprávy co nejdříve, zatímco zůstane zdvořilý.
Vysvětlete důvody pro rozhodnutí. Snad práce byla již naplněna nebo došlo k chybě v dokumentech žádosti. Poskytnutí důvodu pro odmítnutí je důležité, pokud chcete, aby žadatel pomohl zlepšit své šance na úspěch v budoucnu, nebo pokud chcete poukázat na snadno odstraněnou chybu. Některé společnosti nebo jednotlivci však nabízejí rétorický důvod; to je možnost, aby se zabránilo vyprávění pravdy. Například, pokud osoba pozdě na rozhovor nebo se zdá, že má špatnou hygienu, měli byste používat rétoriku namísto vysvětlení pravého důvodu.
Zavřete dopis zdvořilým rozsudkem a poznámkou dobré vůle. Například: "Ceníme si času a úsilí v průběhu celého pohovoru." Přejete si žadatele nejlepší v budoucnu a povzbuďte další pokus. Nedělejte konce dlouhou a vytahujte se na nebezpečí, že se zdá být neúmyslné.
Tipy
-
Ujistěte se, že jste odmítli dopis včas. Nenechávejte osobu viset na konečné rozhodnutí.
