Psaní dopisů o zamítnutí nabídek je častá, ale nepřátelská část provozování firmy. Odmítnutí dopisu je napsáno společností, která informuje jinou společnost, že nabídka, kterou společnost zadala, nebyla přijata. Při psaní tohoto typu dopisu nezapomeňte, že vaše zpráva by měla být zdvořilá a přímá. Měla by vysvětlit důvody, proč byla nabídka odmítnuta, a měla by také oznámit, že budoucí nabídky této společnosti budou rádi vzaty v úvahu.
Připravte nadpis dopisu. Zahrnout datum, název společnosti, jméno kontaktní osoby a adresu společnosti, jejíž nabídka byla zamítnuta.
Adresujte dopis náležitě a úctivě. Písmeno by mělo být řešeno pomocí slova "Dear" a jméno kontaktu by mělo být uvedeno dále.
Začněte dopis tím, že poděkujete společnosti za nabídku. Odmítnutí dopisu by mělo být zdvořilé a mělo by konkrétně poděkovat společnosti za nabízení nabídky. Může také obsahovat datum a úkol, pro který byla nabídka určena.Je-li to vhodné, uveďte větu, v níž uvedete, že jste zapůsobili na některé podrobnosti nabídky a uveďte, jaké to jsou.
Odmítněte nabídku společnosti. Upřímně řečte, že nabídka, kterou tato společnost předložila, nebyla přijata a že nabídka od jiné společnosti.
Nabídněte důvody pro zamítnutí. Poté, co bylo uvedeno, že nabídka byla zamítnuta, poskytněte společnosti dva nebo dva důvody týkající se podrobností, proč bylo toto rozhodnutí učiněno. Může to být způsobeno cenami nebo zbožím nižší kvality, nebo proto, že tato konkrétní společnost není dobře zavedená. To nabízí šanci, aby společnost nabízející tuto problematiku poznala a měla možnost jej opravit při budoucích obchodních rozhodnutích.
Povzbuďte společnost, aby v budoucnu znovu podala nabídku. Zavřete dopis tím, že necháte dveře otevřené pro budoucí příležitosti. To umožňuje nabídkové společnosti vědět, že budoucí nabídky jsou vítané a že vždy existuje možnost, že budoucí nabídka bude zvažována a možná přijata.
Podepsat dopis. Při zavírání dopisu a podpisu svého jména použijte slovo "upřímně". Přiložte k dopisu vizitku, která dále povzbuzuje nabízející společnost, aby pokračovala v nabídkách na budoucí projekty.
