Psaní dopisu odmítnout formální pozvánku může být složité. Je třeba odpovědět tak, aby osoba nebo firma, která Vás pozvala, věděla, že by vás neměla očekávat. Problém přichází s psaním dopisu takovým způsobem, aby nedošlo k urážce nebo k tomu, že druhá strana si myslí, že se jen snažíte dostat ven z jejich události. Pečlivé znění a ostré oko k detailu zajistí, že příjemce obdrží zprávu v zamýšleném duchu.
Začněte odmítnout dopis s pozdravem. Rozhodněte, jak chcete oslovit příjemce. Pokud je to skutečně formální a nemáte denní vztah s osobou, oslovte ho jako "pan" nebo "paní" Používejte pouze jméno ve formálním dopisu, pokud jste si jisti, že je to přijatelné.
Buď upřímný. Nedělejte extravagantní příběhy, které vysvětlují, proč se nemůžete zúčastnit. Řekněte pravdu co možná nejvíce stručným způsobem. Vysvětlete ve větě nebo dvou důvod, proč nebudete přítomni. Použijte slova jako "bohužel" nebo "bohužel", abyste naznačili, že si přejete, aby se situace mohla lišit.
Vyjádřete své ocenění za pozvánku. Děkuji příjemci, že o vás myslí. Tím zajistíte, že ze seznamu nebudete trvale odstraněni pro budoucí události.
Zavřete svůj dopis vyjádřením nejlepších přání příjemci. Dejte mu vědět, že doufáte, že jeho akce bude dobře.
Zavřete dopis "upřímně" nebo prostě jednoduše poděkujte příjemci. Přihlaste své jméno pomocí pera. Z toho vyplývá, že jste si osobně vzali čas na dopis. Vytištěný název je příliš obecný a může způsobit, že hostitel je přesvědčený, že jste příliš zaneprázdněni, abyste si na jeho pozvání řádně odpověděli.
Přečtěte si dopis nahlas. Ujistěte se, že má tón, který chcete vyjádřit. Proveďte všechny změny a poté pošlete dopis.
Varování
Upřímnost je nejlepší zásada při odmítnutí pozvání. Nechcete být zachyceni v lež, která by mohla přerušit dobrý obchodní vztah.
