V současné době mnoho firem a státních agentur nahradilo účet výdajů s plány úhrady. Tento plán úhrady brání zaměstnancům využívat korporátních nebo státních výdajových účtů z jiných důvodů, než jsou schválené výdaje. Může však být obtížné sledovat položky na příjmech; někdy se osobní výdaje slučují s výdaji na podnikání a vy jste odpovědní za hlášení problému a pouze s tím, že přijmete úhradu, kterou jste zaplatili za oficiální podnikání. Když k tomu dojde, budete požádáni, abyste napsali dopis, který by vysvětlil příjmy a objasnil, které výdaje musí být uhrazeny.
Začněte dopis zadáním data. Přeskočte řádek a zadejte jméno a název kontaktní osoby, název společnosti a adresu společnosti na samostatných řádcích. Přeskočte další řádkový prostor a zadejte "Vážená paní / paní (příjmení)" následovaná dvojtečkou.
Identifikujte se a vysvětlete účel vašeho dopisu okamžitě. Například: "Jmenuji se Jill Harrison z oddělení účetnictví a píšu, abych vysvětlil své příjmy z mého nedávného výletu souvisejícího s obchodem do společnosti Akron, abych objasnil, které položky mám být uhrazeny a jaké jsou mé osobní výdaje, které nevyžadují náhrada."
Uveďte podrobnosti o výdajích, které by měly být uhrazeny v číslovaném seznamu, a uveďte příslušný doklad o příjmu a datum převzetí s cílem pomoci osobě, která zpracovává úhradu. Pokud vaše organizace pracuje na denní bázi, na kterou vám byla přidělena pouze určitá částka dolaru za jídlo, ubytování nebo jiné předměty za den, rozdělte výdaje za den, aby procesor zjistil, zda jste zůstali pod denní částkou.
Uvedete výdaje, které se zobrazují na příjmech, které představují vaše osobní výdaje. Nemusíte vysvětlovat, co to je, stačí říct, že je to vaše osobní obvinění. Uveďte také všechny tyto výdaje. Vaše podnikání nebo organizace vás mohou také požádat o zrušení příslušných daňových poplatků souvisejících s těmito osobními položkami z částky úhrady.
Uveďte součty na konci toho, za který byste měli být uhrazeni, spolu s celkovou částkou, za kterou odmítáte vrácení peněz. Tato dvě čísla by se měla rovnat celkové částce dolaru na příjmu. Uveďte požadovanou částku dolaru a částku dolaru, za kterou odmítáte úhradu; Organizace často vyžadují, aby jste z právních důvodů uvedli tato vyjádření v jasném jazyce.
Děkujeme procesoru za jeho čas a omluvíme se za nepříjemnost, že musíme rozdělit příjmy. Uveďte své pracovní telefonní číslo a e-mailovou adresu v případě, že máte jakékoliv dotazy ohledně poplatků na potvrzení.
Zavřete dopis zadáním "Upřímně" a přeskočte tři řádky. Zadejte celé jméno a název. Vytiskněte dopis na hlavičkovém papíře společnosti a pod nadpisem podepište své jméno. Vytvořte kopii dopisu a potvrzení a uložte je pro své záznamy. Pošlete dopis kontaktní osobě, která zpracuje úhradu.
