Firmy uzavírají smlouvy s externími společnostmi, které pravidelně zajišťují řadu úkonů údržby. Mezi tyto externí společnosti patří úklidové služby, péče o rostliny a likvidace odpadků. Tyto činnosti spadají mimo hlavní činnost podniku. Uzavření těchto povinností umožňuje společnosti zaměřit se na obchodní činnost.
Počáteční nákup
Společnosti uzavírají smlouvy o předplacené údržbě po dobu několika měsíců najednou. Společnost vyplácí celou smlouvu v plné výši a společnost zajišťující údržbu slibuje poskytování služby po celou dobu trvání smlouvy. Když společnost uzavře smlouvu, společnost zaznamená smlouvu jako předplacené aktivum do účetních záznamů. Účetní to zaznamenává tak, že zaúčtuje "Smlouvu o předplacené údržbě" a zaúčtuje "hotovost" za částku zaplacenou za smlouvu.
Pravidelné nastavení
Na konci každého období vyprší část smlouvy. Během tohoto období poskytuje dodavatel podnikům údržbu. Vzhledem k tomu, že již byla provedena plná platba, nejsou požadovány žádné další platby. Musí však být zaznamenáno vypršení platnosti smlouvy. Účtár určí výši smlouvy, jejíž platnost skončila tím, že uhradila celou smlouvu a rozdělila ji na počet období, na které se vztahuje smlouva. Účetní debetuje náklady na údržbu a úvěry Smlouva o předčasné úhradě za částku dolaru vypršené části smlouvy.
Přehledy bilance
Smlouvy o předplacené údržbě jsou běžnými účty aktiv. Běžné aktivum bude použito do jednoho roku. Smlouva o předplacené údržbě zřídka trvá déle než jeden rok a kvalifikuje se jako běžný majetek. Rozvaha rozděluje aktiva na krátkodobá aktiva a dlouhodobá aktiva. V rozvaze jsou uvedeny nejprve krátkodobé aktiva.
Výkaz výkazu zisku a ztráty
Výkaz zisku a ztráty sděluje ziskovost společnosti odečtením výdajů z výnosů za účelem určení čistého zisku. Účetní zahrnuje veškeré provozní náklady. Platná část smlouvy o údržbě nebo "výdaje na údržbu" se vykazuje ve výkazu zisku a ztráty, aby se dosáhlo čistého zisku společnosti.
