Zpráva o volání je důležitým aspektem chodu úspěšného podnikání. Prodejci a další profesionálové využívají zprávy o volání, které zaznamenávají podrobnosti o všech telefonních hovorech, které provádějí, stejně jako návštěvy potenciálních a stávajících klientů. Zprávy o hovoru obvykle zahrnují to, co bylo projednáno, výsledek konverzace a další důležité informace. Tyto zprávy jsou poté předány dozorcům a slouží k vedení záznamů o kontaktech s klienty. Mohou také dát nadřízeným cennou zpětnou vazbu o pracovním výkonu zaměstnance.
Začněte tím, že dokumentujete, s kým jste mluvili. Zahrnout podrobné informace o této osobě. Může to být klient, potenciální klient nebo klient, který se vrací. Zpráva o volání by měla obsahovat jméno osoby, název pracovního místa, společnost, kontaktní informace a další definice. Příkladem může být skutečnost, že tato osoba je připravena na propagaci, která by jí v rámci společnosti poskytla větší sílu.
Do zprávy zahrnout, zda jste během hovoru nebo návštěvy mluvili s někým jiným. Možná jste mluvili s recepčním nebo asistentem, nebo by někdo jiný z firmy mohl sedět v prodejním volání. Nezapomeňte uvést relevantní informace o třetí osobě, například pokud má možnost rozhodnout o tom, zda společnost kupuje od vás.
Zapište si účel hovoru a zda to bylo osobně nebo telefonicky. Možná jste se pokoušeli o prodej, získat informace nebo se jen chytit se stávajícím klientem. Upřesnění účelu volání je důležité, protože vy a váš nadřízený budete muset analyzovat, zda byl hovor úspěšný.
Přidejte svůj názor na úspěch volání do přehledu hovorů. Úspěch je obvykle určen výsledkem. Například pokud byl konečným výsledkem prodej, byl hovor pravděpodobně úspěšný. Úspěch však není vždy černý nebo bílý. Možná jste se pokoušeli kontaktovat potenciálního nového klienta. Pokud jste tedy mohli s touto osobou mluvit, byl hovor úspěšný bez ohledu na to, zda byl prodej uzavřen.
Zahrnout všechny další informace, které podle vašeho názoru byly ve zprávě o volání relevantní. Vzhled a atmosféra kanceláře nebo nálady osoby, se kterou jste mluvili, mohou být potenciálně relevantní pro konečný výsledek hovoru nebo návštěvy. Takové informace mohou také diktovat, jak se blížíte ke kontaktu s touto osobou v budoucnu. Například, pokud se potenciální klient zdá být zneklidněn vaším prodejním přístupem, může váš nadřízený navrhnout, aby jiný prodejce ve vaší kanceláři s jiným prodejním přístupem se pokoušel kontaktovat tuto konkrétní osobu v budoucnu.
Tipy
-
Ujistěte se, že ve zprávách o hovorech používáte správné hláskování a gramatiku. Nechcete, aby váš nadřízený obtěžoval jednoduchými chybami. Koneckonců, může používat vaše zprávy o volání, aby zhodnotil vaše pracovní výkony a cenu pro společnost.
