Žádost o podání žádosti je dokument vydaný společností, neziskovou organizací nebo vládní agenturou, který požaduje odpovědi potenciálních dodavatelů na uvedené požadavky. Zatímco RFP se liší ve velikosti, rozsahu a formě, obvykle se týkají podobných témat. RFP bude obvykle informovat dodavatele o sponzorské jednotce, co chce získat a stanovit podmínky pro výběr. RFP obvykle žádá dodavatele, aby vysvětlili, proč mají kvalifikaci reagovat, jak hodlají dosáhnout cílů popsaných v návrhu a ceny, které očekávají, že budou zaplaceny.
Popište účel a rozsah RFP, včetně zboží, produktů nebo služeb, které chcete získat, a kvalifikace, kterou očekáváte od dodavatele. To umožní dodavatelům určit, zda jsou způsobilí a chtějí reagovat. Uvedením, že vaše firma potřebuje 10 000 modrých widgetů dodaných za tři měsíce, vaše organizace hledá místo a vybavení pro přípravu a servírování 200 jídel denně pro starší klienty nebo vaše agentura vyžaduje školení pro zlepšení služeb zákazníkům, můžete si uložit vlastní a své čas a úsilí prodejců.
Napište popis společnosti, organizace nebo agentury, která poskytuje potenciálním prodejcům užitečná data. Vzhledem k tomu, že pro většinu prodejců bude stát většina prodejců čas a peníze, reaguje na vaše RFP, pomůže to vytvořit budoucí pracovní vztah. Vysvětlete, co máte v úmyslu dosáhnout svým produktem nebo službou. Určete lidi, kterým by měli řídit své otázky a korespondenci.
Specifikujte rozsah práce podrobně, aby dodavatelé mohli přesně odhadnout náklady na práci, materiály a další náklady.Seznamte se s předpokládanými termíny dokončení, abyste mohli vytvořit realistickou časovou osu. Popište podmínky, které od nich očekáváte, jako jsou pracovní, ekologické a bezpečnostní normy. Uveďte požadované výkonnostní standardy a jak očekáváte, že budete sledovat a vyhodnocovat jejich úsilí.
Seznamte se s plány, zprávami, produkty, službami a materiály, které očekáváte od nich a kdy chcete, aby každý byl dokončen. Dodavatelé mohou mít okolnosti, které jim brání předávat to, co požadujete, když to očekáváte. Rozdíly mezi vašimi očekáváními a prodejci pravděpodobně budou předmětem diskuse během smluvních jednání. Některé RFP obsahují oddíl se standardními body navrhované smlouvy, jako jsou doložky o zrušení a dohody o důvěrnosti
Zahrnout do RFP kritéria, která použijete k vyhodnocení obdržených odpovědí a způsobu a načasování udělení vítěznému uchazeči. To je důležité, aby se zabránilo nárokům na zvýhodňování nebo jiným nekalým praktikám. Mnoho RFP využívá bodový systém a poskytuje body za položky jako náklady, rozsah práce, kvalifikace a personál.
