V každém obchodním prostředí jsou schůzky nevyhnutelné. Několikrát než lidi, kteří se na těchto schůzkách musí účastnit, je s hrůzou pozorovat. Možná je to proto, že trvají příliš dlouho, protože neexistuje žádný jasný důvod, proč se schůzka uskuteční, nebo se zdá, že se tyto schůzky nikdy nevyřeší. Oni zjevně nesplňují pět ps účinných setkání: účel, produkt, účastníky, pravděpodobná témata a proces.
Účel
Účel schůzky je definován jako důvod, proč se schůzka musí konat, program nebo klíčové cíle, které musí účastníci projednat. Pokud neexistují žádné problémy, které by se měly projednat, není důvod se domluvit na schůzi. Setkání bez jasného účelu jsou ztrátou času každého.
Produkt
Produkt schůzky popisuje požadovaný výsledek, který by měl být dosažen, když je vše řečeno a provedeno. To není jen požadovaný výsledek schůzky, ale také požadované výsledky všech budoucích firemních projektů a zboží, o nichž se diskutuje během setkání. Uvedení shromážděného produktu vpředu vede setkání na trati, vede konverzace z rozptýlení se na předměty, které nesplňují účel setkání.
Účastníci
Účastníci setkání zahrnují pouze ty osoby, které se musí zapojit, lidé, kteří mají stanoviska nebo pracovní místa, přímo ovlivňují účel a produkt schůzky. Například nemocniční zdravotnický personál by nebyl účastníkem schůzky o nemocničních počítačových systémech. Sestry a lékaři se však účastní setkání, které zahrnují otázky týkající se zdraví a onemocnění nebo schůzky, které jim pomohou získat oddělení pro další vzdělávání, CEU, které musí aktualizovat své licence.
Pravděpodobná témata
Pravděpodobným problémem jsou obavy, které mezi účastníky pravděpodobně vznikají, problémy, se kterými se setkávají se současným stavem bodů programu nebo problémy, které předpokládají s možnými řešeními, která se během setkání objevují. Mezi pravděpodobné problémy patří také chycení chyb, které by mohly uniknout upozornění během přípravy na schůzku. Například někdo přednese prezentaci možných řešení problémů uvedených v agendě. Někdo na schůzce si může všimnout, že chybí jedna nebo dvě skutečnosti a že tyto skutečnosti mohou mít konečný vliv na výsledek schůzky nebo na řešení. Problémem může být problém s náklady na projekt nebo s časem na dokončení projektu.
Proces
Proces shromažďování zahrnuje kroky potřebné k udržení schůzky na správné cestě a dosažení cíle setkání. Mohlo by to také zahrnovat vytvoření plánu pro dosažení budoucích projektů a zboží, aby se udržely na cestě k dokončení. S postupem uvedeným v krocích předem umožníte všem zúčastněným způsobem, aby se ujistili, že dosahují cíle a výsledku schůzky, projektu nebo merchandisingu. Je to způsob, jak sledovat průběh schůzky.
