Ať už komunikujete se zaměstnanci, prodejci nebo zákazníky, zajistíte, že vytváříte efektivní zprávy, je pro úspěch vašeho podnikání životně důležité. Chcete-li se ujistit, že vaše obchodní komunikace je na cíl, měli byste se ujistit, že obsahuje pět charakteristik, které jsou společné nejúčinnějším zprávám.
Jasný účel
Efektivní zprávy obsahují jasný účel informovat, přesvědčit nebo spolupracovat s zamýšleným publikem. Zpráva by měla být navržena podle úrovně porozumění, potenciální reakce a vztahu se skladatelem. Obecně je nejlepší zahrnout do každé zprávy pouze jednu hlavní myšlenku, pokud neexistují úzce související problémy, které je třeba řešit společně. Díky jasnému účelu v podnikové komunikaci také pomůže určit médium použité k doručování zprávy.
Vhodné kanály
Důležité je také zvolit vhodný kanál pro doručování zprávy. E-mailová komunikace může být použita pro doručování velkému publiku, zatímco komunikace "face-to-face" je vhodnější pro menší skupiny. Formální komunikace, která potřebuje dokumentaci, jako například recenze zaměstnanců nebo změny zásad, bude nejlepší v písemné podobě. Je na odesílateli, aby zjistil, který zásuvka je pro danou zprávu nejvhodnější. Například videoprezentace, která oznamuje společenskou společnost, je kreativní a zábavný způsob, jak vzrušovat zaměstnance, zatímco video, které oznamuje smrt v rodině generálního ředitele, může být narušeno jako necitlivé. Médium by mělo doplňovat, nikoliv narušovat účel zprávy.
Správné skutečnosti
Obchodní komunikace vyžaduje vysokou míru přesnosti ve vykazování informací. Vlastnosti efektivních obchodních zpráv zahrnují jasné termíny, fakta, zdroje a plány, které by měly být zkontrolovány z hlediska úplnosti a srozumitelnosti. Efektivní zprávy jsou také bez žargonu, slangu a "firemního mluvení". Například namísto toho říká, že "společnost využívá prémiových příležitostí k rozšíření strategií", zjednodušuje tím, že říká: "náš tým používá ty nejlepší zdroje, které nám pomohou růst našeho podnikání."
Kompletní zprávy
Písemná a ústní komunikace bude účinná, až budou zprávy dokončeny. Firemní zprávy, které říkají pouze část příběhu, jsou způsobilé zaměňovat příjemce a nezamýšlet je podle plánu. Dobrým testem je otázka, zda nějaká zpráva odpovídá na všechny následující otázky: kdo, co, kdy, kde, proč a jak. Jediný způsob, jak mohou zaměstnanci, dodavatelé nebo obchodní partneři jednat o zprávě, je, pokud jim bude poskytnut plný rozsah.
Kreativní vlastnosti
Bez ohledu na to, zda je obchodní komunikace určena pro rizikové kapitalisty nebo bezpečnostní pracovníky, lidé věnují pozornost jen to, co je zajímají. Nejúspěšnější zprávy jsou krátké, poutavé a na místě. Většina lidí nenajde žádnou zprávu zajímavou, takže efektivní zasílání zpráv v obchodní komunikaci by mělo zahrnovat trochu kreativity. Shrnutí a kondenzace zpráv zvýší šanci, že se budou číst, zatímco zdůraznění nápadů velkého zájmu podpoří zpětnou vazbu a akci.
