Postupy vnitřní kontroly se používají k předcházení podvodům a jsou zásadní pro každou dobře fungující organizaci. Takové systémy oddělují povinnosti mezi zaměstnanci v rámci organizace. Je důležité, abyste měli ruční manuály s interními kontrolními postupy. Zaměstnanci je používají jako reference, pokud jsou dotčeny postupy nebo povinnosti. Informace obsažené v manuálech řízení interního řízení se liší od společnosti k společnosti, ale postup pro psaní je stejný.
Napište přehled a obsah. Přehled stručně popisuje fiskální odpovědnost, která zahrnuje koncepce a složky vnitřní kontroly. Obsah začíná segregací povinností. Obsahy, které jsou obvykle následující: Recenze, odsouhlasení, schválení, majetek, výplata, lidské zdroje, nákup a kontakty.
Dokončete sekci Segregace povinností. Uveďte podrobnosti týkající se oddělení povinností týkajících se věcí, jako jsou příjemci a odesílání plateb zaměstnanců, na rozdíl od ukládání plateb. Dalším důležitým oddělením je, že pokud je jeden zaměstnanec příjemcem platby, jiný zaměstnanec provádí odbavení.
Určete postupy pro další dvě části, recenze a odsouhlasení. Přehledy jsou postupy, které se provádějí pro běžné provádění rozpočtových šetření, spotových kontrolních transakcí a prozkoumání neobvyklé činnosti. Sekce Smazání obsahuje postupy, jako je porovnávání datových souborů, aby byla zajištěna přesnost, sledovány rozdíly a podniknuty kroky. To také zahrnuje konkrétní uvedení, že zaměstnanec, který vstupuje do transakce, neshoduje žádný z bankovních účtů.
Dokončete oddíly Schvalování, Aktiva a Distribuce. Část schválení uvádí, které zaměstnance mají oprávnění k schvalování transakcí. Autorita je dána pouze odpovědným zaměstnancům s podrobnými znalostmi o společnosti. V části Aktiva jsou uvedeny všechny typy aktiv v rámci organizace. V každé kategorii aktiv jsou popsány konkrétní postupy, které popisují, jakým způsobem jsou majetková práva zpracovávána a sledována. Část Distribuce uvádí podrobnosti společnosti a postupy rozdělování peněz, včetně mzdových kontrol.
Dokončete příručku dokončením posledních tří částí: Lidské zdroje, Nákup a Kontakty. Sekce Lidské zdroje (HR) podrobně popisuje pokyny pro zaměstnance v oblasti lidských zdrojů o způsobu zpracování informací o zaměstnancích. Sekce Nákupy vysvětluje postupy nákupu společnosti. Nakonec se v sekci Kontakty zobrazí seznam lidí ve firmě, s nimiž mohou zaměstnanci kontaktovat při vzniku otázek nebo problémů.
