Ať už jste zaměstnanec, který napsal zprávu pro vašeho šéfa, nebo majitel firmy, který podá zprávu vašemu generálnímu manažerovi, nejlepším nástrojem je rámec "proč-jak-jak". Proč píšete tento přehled? Jaké informace potřebuje čtenář vědět? Jak budete prezentovat vaše doporučení nebo závěry? Po této struktuře bude logický tok do vašeho dokumentu. Poskytne vašemu šéfovi nebo výkonnému řediteli přesné informace, které jsou potřebné k tomu, aby podnikli dobře informované obchodní rozhodnutí.
Zaměřte se na to, proč
Pochopte, proč píšete zprávu. Je důležité, abyste byli jasně vědomi účelu zprávy, jinak byste mohli své psaní přizpůsobit špatnému publiku nebo vynechat důležité informace. V případě potřeby položte otázky. Pokud bude zpráva rozdělena do více oddělení, zvažte, zda byste měli zahrnout jednotlivé sekce, které by se zabývaly obavami každého oddělení.
Rozhodněte se, jaké informace mají být zahrnuty
Shromážděte informace, které potřebujete, jako jsou finanční údaje, grafy a grafy. Rozhovor s lidmi, jejichž názory jsou pro vaši zprávu relevantní. Pak se rozhodněte o nejdůležitějším bodě nebo bodech, které si myslíte, že publikum potřebuje vědět. Začněte tím, že vytvoříte několik odstavců, které zvýrazní nejčastější body, nebo struktujte své informace do seznamu položek s odrážkami.
Rozhodněte se, jak prezentovat vaše doporučení
Uveďte název zprávy. Stručně popište podrobnosti zadání nebo důvod zápisu sestavy. Popište metodu shromažďování informací. Uspořádejte tělo zprávy logicky, například podle hlavních témat. Ujistěte se, že obsahuje dostatek informací, abyste ukázali, že jste předmět důkladně vyšetřili. Ukončete zprávu s vaším závěrem nebo doporučením na základě vašich zjištění.
Přidejte shrnutí
Vraťte se na začátek přehledu a přidejte jeden nebo dva odstavce, které shrnou hlavní body přehledu. Alternativně můžete použít body odrážky pro strukturu svých nápadů. Shrnutí může být všechno, co má váš šéf čas číst, takže nezapomeňte zahrnout všechny relevantní informace. Stručně řečeno, o čem se jedná? Jaké jsou hlavní zjištění? Co navrhujete nebo doporučujete? Co se stane dál? Upravte shrnutí, dokud nedosáhne podstatu vašeho přehledu během čtení jedné nebo dvou minut.
Formátování sestavy
Pokud je průvodce firemním stylem, ujistěte se, že ho budete sledovat. V opačném případě sestavu sestavujte ve snadno čitelném stylu, což umožňuje kopírování co nejsnadněji skenovat. Použijte jasné záhlaví k odděleným tématům; to usnadňuje šéfovi najít příslušnou stránku ve zprávě. Zvažte zvýraznění důležitých skutečností velkým písmem nebo tučným písmem. Uspořádejte veškeré účetní závěrky, tištěné materiály nebo jiné podpůrné dokumenty v příloze v závěru zprávy.
Zkontrolujte a opravte
Zkontrolujte správnost pravopisu a gramatiky. Online kontroly pravopisu a kontroly gramatiky jsou užitečné, ale vždy neumožňují kontext.Je-li to možné, nechte někdo zprávu opravit chybou. Požádejte správce o kritiku zprávy obecně. Zanechala jsi myšlenku nedokončená? Používali jste důsledně průmyslovou terminologii? Je snadné pochopit? Nesnažte se zapůsobit svým hvězdným slovem - snažte se místo toho dosáhnout jasnosti.
