Federální zákon o pracovních normách říká, že společnosti musí sledovat pracovní dobu, ale neupřesňuje, jakým způsobem. Přestože to znamená, že můžete použít vše od papírového přihlašovacího listu k komplexnímu počítačovému systému, je společnost nakonec zodpovědná za to, že časopisy jsou správné - nikoli zaměstnanci. Z tohoto důvodu není metoda tak důležitá jako nalezení systému, který pracuje s ním a trvale ho drží.
Požadavky na sledování
FLSA vyžaduje, aby záznamy o mzdách obsahovaly konkrétní údaje o odpracovaných hodinách a mzdách, které zaměstnanec získává. Nezáleží na tom, jak zaznamenáváte hodiny zaměstnanců, údaje o pracovní hodině musí obsahovat čas a den, kdy začíná pracovní týden zaměstnance, hodiny odpracované každý den a celkový počet odpracovaných hodin každý týden. Navíc musíte uchovávat zdrojové dokumenty - jako jsou časové karty, pracovní plány a pracovní jízdenky - po dobu dvou let, ať už na místě nebo mimo centrální úložiště.
Standardní sledování času
Standardní sledování času funguje jak pro zaměstnance na plný úvazek, tak pro zaměstnance na částečný úvazek, ať pracují stejné nebo různé hodiny každý týden. Při standardním sledování musí zaměstnanci vrazit a vyrazit pomocí elektronického času nebo počítače, a to dvakrát až čtyřikrát denně, a to podle toho, zda přijmou přestávku. Podle ministerstva práce USA můžete stanovit politiku, jako je čas záznamu na nejbližších pět minut nebo jednu desetinu hodiny, což představuje drobné nesrovnalosti mezi záznamy hodin a skutečně odpracované hodiny, protože ne všichni zaměstnanci mohou pracovat nebo v přesně stejném čase.
Sledování výjimek
Můžete zaznamenávat hodiny pomocí sledování výjimek pro správní nebo jiné zaměstnance, kteří obvykle pracují stejnou dobu každý týden. S výjimkou sledování vytváříte formulář, který zobrazuje standardní pracovní dobu a vyžaduje, aby zaměstnanci zaznamenávali čas pouze v případě, že se liší od běžného pracovního dne. Pokud například pracovní den běžně začíná v 8 hodin a zaměstnanec dorazí v 8:10 hodin, ale zbytek dne pracuje jako obvykle, počáteční čas zobrazí výjimku a denní pracovní doba bude 10 minut krátká.
Sledování zaměstnanců mimo pracoviště
Většina firem používá počítačový software ke sledování hodin pro zaměstnance, kteří pracují doma nebo mimo pracoviště. Virtuální sledování času zaznamenává návštěvnost v reálném čase, nejčastěji až na sekundy. Nastavte program na automatické spuštění, když se uživatel přihlásí do svého pracovního počítače, aby se snížila možnost, že zaměstnanec zapomene proniknout. Tímto způsobem bude první obrazovka, kterou zaměstnanec uvidí každé ráno, její virtuální časovou kartou. Možnosti sledování virtuálního času se pohybují od bezplatných programů po proprietární software.
