Psaní nákupní politiky může vypadat jako ztráta času, zejména v malé společnosti. Ale mít formální politiku, kterou všichni zaměstnanci pochopí, pomůže vám zajistit, abyste trávili provozní peníze moudře. Jak vyrostou, budou psané zásady kritické pro váš úspěch. Zadejte nákupní politiku s těmi, kteří ji budou používat. Pokud nemohou tuto politiku porozumět, nebo pokud je proces příliš složitý nebo nekomplikovaný, zaměstnanci budou frustrovaní a budou pravděpodobněji chybět nebo úmyslně ignorovat politiku, aby tak učinili.
Rozhodněte, kdo bude mít oprávnění nakupovat jménem společnosti. Stanovte limity pro nákupní úřad a určete, kdo bude kupovat nad těmito limity.
Zadejte pokyny pro výběr dodavatele. Zjistěte, jak bude fungovat proces nabízení a kolik nabídek musí být pro každou příležitost dosaženo. Vysvětlete všechna kritéria, která by kupující měli použít k vyhodnocení nabídek. Kritéria mohou zahrnovat cenu, kvalitu, pojištění, délku provozu prodejce a další.
Uveďte podmínky, za kterých mohou zaměstnanci uzavírat smlouvu. Uveďte proces schvalování smlouvy a udělejte oprávnění k podpisu smlouvy. Nastavte maximální smluvní limit. Určete, jak často je třeba vyhodnocovat pravidelné smlouvy o poskytování služeb.
Nastavte pravidla ohledně přijímání dárků a jídel od dodavatelů. Některé společnosti dovolují jídla, ale ne dary, zatímco jiné společnosti umožňují dary až do jisté dolarové hodnoty. Některé společnosti umožňují skupinové dárky, ale ne osobní dary a někteří zakazují prodejci obdarování úplně.
Připravte si politiku konfliktu zájmů. Některé společnosti zakazují zaměstnancům, aby kupovali od dodavatelů, u kterých mají zájem: jiný zákaz prodlužuje zákaz ke společnostem, které mají zájem o blízkého přítele nebo člena rodiny. Přesto ostatní neuplatňují žádné takové omezení.
Stanovte pokyny k zachování důvěrnosti. Stanovit, jaké druhy informací se považují za důvěrné, a stanovit časové období, během něhož zaměstnanci, kteří jsou držiteli těchto informací, mají zakázáno je uvolňovat.
Vysvětlete systém objednávek. Uveďte pokyny pro psaní a vydávání zakázek. Pokud váš počítačový systém umožňuje nastavit minimální zásoby a upozornit na nákup při dosažení těchto úrovní, vysvětlete, jak to udělat. Pokud vaše obchodní sklady zboží používají čárový kód nebo jiný počítačový systém, poskytněte pokyny pro změnu stávajících produktů a nastavení nových.
Dokumentujte zásady, které ostatní zaměstnanci, např. Příjemci, budou používat k tomu, aby uvědomili o chybějících, poškozených nebo nesprávných zásilkách.
Tipy
-
Možná budete chtít, abyste před tím, než jste je podepsali, zkontrolovali nějaký smluvní dokument.
Politika tisku na papíru s logem.
Varování
Veřejně obchodované společnosti obvykle mají přísné politiky týkající se střetu zájmů. Poraďte se s právním zástupcem, pokud napíšete nákupní politiku pro veřejnou společnost.
