Ať už je schůzka s kolegy nebo konkurenty, vždy vám pomůže shrnout, co bylo řečeno a především to, co bylo rozhodnuto, a co nejdříve to udělat, a to písemně. Můžete kombinovat příslušné položky z knihovny obchodních dokumentů, jako je například dokument o společnosti "Inc." Webové stránky časopisu.
Položky, které budete potřebovat
-
Poznámky nebo jiné záznamy ze schůze
-
Dokumenty odkazované nebo distribuované na schůzi
Začněte s přátelským, ale jasným shrnutím data, času a místa konání schůze, která se zúčastnila jakých kapacit a stručného prohlášení o účelu schůzky. Například: "Milý Mike: Díky za to, že jste se včera ráno podělili se mnou a Stevem z našeho uměleckého oddělení a diskutovali o plánech na redesign vašich obalů."
Přečtěte si, jaké dokumenty a materiály byly prezentovány na schůzce, a jakékoliv významné body diskuse o nich: "Jsem rád, že Steveovi myšlenky máte rádi stejně jako já. Souhlasili jsme s tím, že hexagonální karton dává vašemu produktu významnou změnu, funkce, kterou přidáváte v příštím roce, ale stavba, která leží vodorovně na poličce, bude stabilnější a dovolí nám, aby oba konce byly jen mírně konvexní, namísto jednoho bytu a druhý rozšířený bod bez skutečného spojení s produkt."
Poskytněte zprávy o všech akčních bodech dohodnutých na schůzce: "Steve se dnes zavázal, že dnes bude mít nové konstrukční specifikace, a měli by mi být schopni dát do konce týdne nové údaje o cenách horizontální krabice. a oba budu zklamáni, pokud nebudou tyto číslice nejméně o 20 procent nižší než odhady, které jsme měli včera pro vzpřímenou karton s vysokou špičkou, protože výroba bude symetrická a méně komplikovaná, ale budeme potřebovat vaše rozhodnutí o tom, zda bude přezka na opasek vytištěna nebo vyražena a zda chcete na ní kovový inkoust, než budeme moci uhradit náklady."
Stanovte časové lhůty pro další kroky všemi zúčastněnými stranami: "Uvědomil jsem si, že jste si mysleli, že byste mohli tyto rozhodnutí učinit dnes nebo zítra. To by nám umožnilo vrátit se k vám do pondělí v pondělí, formalizovat smlouvu."
Uzavřete dopis v přátelské podobě, jak je vhodné vzhledem k povaze schůzky, a přepracujte plány na další schůzky, které jste naplánovali: "Je to vždy potěšení, že se s vámi setkávám. Mám oběd v úterý u vaší kanceláře v kalendáři, když přinesu mockup, na kterém Steve pracuje, dejte mi vědět, jestli se Jan skutečně dokáže připojit k nám."
Tipy
-
E-mail je v pořádku jako způsob, jak poslat sledování co nejdříve, ale je vždy nejlepší zasílat i tištěnou podobu, zejména v případě, že se na schůzce jednalo o několik společností a záležitostech, které budou formálně později formalizovány ve smlouvách a objednávkách. Odesílejte kopie dopisu zpět všem, kteří se účastnili schůzky, nebo jsou uvedeny v dopise jménem, funkcí nebo oddělením.
