Psaní tvrzení a zpráv o úpravách vyžaduje přípravu a plánování, než začnete psát. Napište z jednoduchého obrysu, aby vás organizoval. Rozhodněte, co chcete čtenáři udělat. Chcete například vrátit peníze nebo chcete produkt vyměnit? Písemná reklama je způsob, jak vyřešit problémy s chybami, které byly provedeny, a může vyžadovat úpravu. Zpráva o úpravě je odpovědí na dopis s nárokem, který byl podán proti vaší firmě.
Položky, které budete potřebovat
-
Příjmy
-
Účty
Zpráva o nároku
Napište o relevantních skutečnostech v prvním odstavci. Začněte s tímto problémem. Vysvětlete přesně, co se stalo, a důvod, proč píšete nárok.
Vysvětlete, proč se domníváte, že vaše tvrzení by mělo být uděleno ve druhém odstavci. Informujte čtenáře o specifikách nároku a právní odpovědnosti a spravedlnosti. Produkt nefungoval například jako reklama.
Začněte třetí odstavec vyžádáním akce. Požádejte, co čtenář očekává. Zahrnout datum, od kterého očekáváte akci. Neohrožujte, ale vysvětlete, jaké další kroky byste mohli podniknout, pokud nebude vaše žádost splněna. Zavřete "upřímně" a váš podpis nad tištěným jménem.
Zpráva o úpravě
Začněte první odstavec ve schvalovací větě. Nejprve poskytněte zákazníkovi dobré zprávy a dodržujte požadavky zákazníka.
Začněte druhý odstavec vysvětlením chyby. Vysvětlete příčinu problému. Nepřiřazujte vinu. Zaměřte se na vaše pokračující úsilí, abyste se vyhnuli chybám a obtížím.
Vyjadřete uznání zákazníkovi v třetím odstavci. Omlouvám se, pokud máte pocit, že to musíte udělat. Pokud nebudete schopni splnit všechny prvky požadované úpravy, vysvětlete důvody a přidejte potřebné podrobnosti o tom, jak budete reagovat na žádost.
Zavřete písmeno "Upřímně" a vytiskněte a podepište své jméno.
Zkontrolujte, zda je váš tón přátelský. Snažte se neznít blaženost nebo zlomyslnost.
Tipy
-
Uložte si kopii vašeho dopisu pro vaše záznamy.
Poskytněte jako přílohy dokumenty, jako jsou účty, reklamní materiály nebo potvrzení, které mohou zálohovat to, co píšete.
