Mnoho společností přináší mimo prodejce, když mají rozsáhlé projekty. Existuje mnoho důvodů pro outsourcing práce, včetně nedostatku personálu, nedostatečných zdrojů a nedostatečných odborných znalostí pro projekt. Při výběru perspektivního dodavatele podnik často vysílá žádost o informace nebo žádost o nabídku. Před rozhodnutím, který typ nástroje je pro vaši organizaci nejvhodnější, zvažte rozdíly mezi těmito dvěma způsoby.
Požadavek na informaci
Žádosti o informace, nebo RFI, jsou plánovací dokumenty. Jedná se o neformální dokumenty a obvykle nevyžadují závazky od obou stran. RFI jsou navrženy tak, aby shromažďovaly informace o společnosti, schopnostech, dovednostech a zkušenostech budoucího dodavatele. Podrobnosti o projektu a rozpočet obvykle nejsou zahrnuty do tohoto typu dokumentu. Jediný čas, kdy tento typ informací je zahrnuta, je-li společnost hledá krátkodobého dodavatele pro malý projekt.
Žádost o návrh
Žádosti o předkládání návrhů (RFP) jsou složité dokumenty, které společnosti vytvářejí k získávání nabídek a návrhů od externích dodavatelů. Projekt RFP obvykle zahrnuje rozpočet projektu, časovou osu a kritéria, jakož i cíle a cíle společnosti. Zaměřuje se na specifikaci a rozsah projektu a snaží se požadovat podrobnou reakci potenciálních dodavatelů. Odpovědi dodavatelů obvykle obsahují informace o společnosti dodavatele, navrhovanou cenu a konkrétní podrobnosti o tom, jak bude dodavatel provádět a řídit projekt.
Procesy
RFI se obvykle používá pro projekty s nízkým rozpočtem a jako výchozí bod pro projekty s vysokým rozpočtem. Obvykle trvá několik týdnů k odeslání a přijímání odpovědí pro tento typ dokumentu a obvykle je kratší než 10 stran. RFP se používá pro projekty s vysokým rozpočtem a obecně se vytváří na konci fáze shromažďování informací o projektu. Obvykle trvá několik měsíců odesílání a přijímání odpovědí dodavatele s tímto typem dokumentu a obvykle je to minimálně 20 stran.
Výhody
Použití RFI je výhodné pro malé projekty s malým dopadem. Tento dokument nevyžaduje od potenciálních dodavatelů mnoho času ani úsilí, protože nemusí posílat dlouhé popisy podrobností o projektu. Společnosti proto používají tento typ dokumentu, aby se dozvěděli více o rozsahu rozsáhlého projektu před zahájením procesu návrhu. Výhodou RFP je to, že připravuje společnost, aby se posunula dopředu s dodavatelem a zahájila smluvní fázi.
Nevýhody
Nevýhodou RFI je to, že prodejci nemusí mít zájem o zasílání informací, protože nevidí implicitní závazek společnosti. Nevýhody RFP jsou časově náročné přípravy, které je třeba poslat a přijmout. Pokud společnost není přesvědčena o celkovém rozsahu a specifikacích projektu, psaní RFP může být velmi obtížné nebo může vést k nepředvídatelným návrhům dodavatelů.
