Vývojové diagramy jsou užitečné pro ukázání toho, jak se kroky v podnikovém procesu hodí dohromady. Když jsou použity k dokumentaci účetního cyklu, slouží nejen jako vhodný kontrolní seznam, který zajišťuje, aby vaši zaměstnanci každý měsíc dokončili každý krok v rámci celého účetního cyklu, ale také vám pomohou analyzovat a zdokonalit účetní pracovní postupy. Jakmile zjistíte, které symboly použijete kde a jakoukoli informaci potřebuje, není obtížné vytvořit vývojový diagram účetního procesu.
Porozumět symbolům diagramu
Symboly na vývojovém diagramu ukazují kroky, rozhodnutí a úkoly spojené s účetním cyklem. Ačkoli můžete použít libovolný symbol pro zobrazení každého z nich, mnoho lidí používá standardní symboly. Pro vývojový diagram účetních procesů zahrnují oválky, obdélníky a paralelogramy, které jsou ploché tvary s protilehlými stranami rovnoběžnými a stejnými délkami. Také jsou užitečné šipky, které signalizují směr, ve kterém probíhá účetní proces. Jak vysvětluje webová stránka Mind Tools, oválky nejčastěji znázorňují začátek nebo konec procesu, obdélníky označují specifické úkoly a jejich pokyny či pokyny a paralelogramy klasifikují výstupy účetnictví.
Vytvořte strukturu diagramu
Účtovací cyklus je sada 10 kroků, které se uskutečňují ve stejném pořadí v každém účetním období. V pořadí, v jakém dochází k jednotlivým krokům, se účetní cyklus skládá z identifikace transakcí, analýzy transakcí, provádění deníkových zápisů, zaúčtování záznamů do účetní knihy, výpočtu počátečního zůstatku, úpravu záznamů, výpočtu upraveného zůstatku, sestavení účetní závěrky, zůstatky na přechodných účtech prostřednictvím závěrečných záznamů a výpočtu zůstatku po uzavření. Určete každý hlavní krok v oválném tvaru a použijte směrové šipky pro vytvoření struktury vertikálního diagramu.
Přidat podrobnosti o úkolu
Proveďte analýzu úloh, abyste identifikovali jednotlivé úkoly v každém kroku účetního cyklu. Čím podrobněji uvedete, tím je graf užitečnější. Například namísto použití jediného obdélníku, který říká "zaznamenávat deníkové záznamy jako debty nebo kredity", seznamte se s každým krokem nebo poskytněte instrukce pro dokončení této úlohy ve vlastním obdélníku. Pro kroky, které produkují výstup, jako je příprava účetní závěrky, identifikujte výstup pomocí paralelogramů, umístěte je napravo od odpovídajícího obdélníku a připojte je směrovými šipkami. Opakujte tento krok, dokud vývojový diagram není dokončen.
Otestujte a ověřte
Jakmile je vývojový diagram dokončen, doporučuje Mind Tools ověřit informace a otestovat je přesně. Jedním ze způsobů, jak to dosáhnout, je požádat účetní zaměstnanci, aby přehodnotili graf a otestovali ho podle kroků přesně tak, jak jsou prezentovány. To je také vhodný čas pro analýzu účetního cyklu za účelem zlepšení efektivity a vnitřních kontrol. Určete jak nepotřebné, tak nadbytečné kroky, stejně jako kroky, které byste měli zahrnout. Podívejte se, zda účetní postupy poskytují dostatečnou vnitřní kontrolu, jako je bezpečnost informací a oddělení povinností.
