Systém trvalého inventáře je soubor účetních procesů, které pomáhají společnosti vykazovat údaje o finančním inventáři. Mnoho společností využívá tento systém - zejména těch, které používají účetní systém nákladového účetnictví nebo prodávají mnoho různých typů inventáře. Společnosti musí vyvážit výhody a nevýhody věčného systému před jeho implementací.
Přesné hlášení
Společnosti často vykazují přesnější účetní výkaznictví s trvalým inventarizačním systémem. Účetní aktualizují hlavní účet po každé transakci inventáře. Výsledkem je účet hlavní účetní knihy, který přesně odráží skutečnou fyzickou inventuru po ruce. Vlastníci a manažeři pak mohou rozhodovat o kvalitě na základě přesnosti vykazování hodnot inventáře. Z této metody profituje i více typů inventářů, protože účetní přesně sledují jednotlivé položky prostřednictvím hlavní knihy.
Elektronické řízení
Stálé inventarizační systémy často používají elektronické metody k zaznamenávání transakcí. Příkladem je systém čárového kódu, který prodejce oblečení používá při prodeji zboží. Každý sken zaznamenává data, která aktualizují hodnotu inventáře společnosti. Účetní používají tyto informace k vyvážení hlavní knihy. Společnosti také používají údaje k objednávání zboží pomocí systému just-in-time. Elektronické objednávání pomáhá předcházet výpadkům a ztrátám prodeje.
Náklady
Mnoho věčných inventarizačních systémů je drahé. Náklady na tyto systémy jsou dvojí. Technologie nezbytná k tomu, aby systém fungoval, může být velkým kapitálovým nákladem. Aktualizace systému pro nové změny technologie je také nákladná. Školení zaměstnanců, aby řádně používali systém, je dalším nákladem. Na administrativní straně musí společnosti najít účetní, kteří mohou systém pracovat a řídit časté změny hlavní knihy.
Proces
Systémy věčného inventarizace jsou často časově náročné. Elektronické aktualizace hlavní knihy společnosti mohou mít za následek potřebu odsouhlasení účtů. Účastníci často stráví mnoho týdnů každý týden nebo měsíc ke sladění inventáře. Trvalé chyby mohou také způsobit další komplikace. Účetní potřebují před uzavřením firemních knih opravit chyby a vyrovnat účet inventáře. Nahlášení nepřesných údajů o inventáři může spustit audit, což může vést k potenciálním problémům společnosti.
