Pokud provozujete malou firmu, budete muset uchovávat záznamy, aby se udržel váš firemní status. Dokonce i když se rozhodnete nezahrnovat vaši malou firmu, má smysl udržovat obchodní záznamy. Pokud jste někdy chtěli prodávat své podnikání nebo sledovat to, co jste udělali v minulosti, budete muset mít k dispozici údaje. Zde je, jak udržovat záznamy pro malý podnik.
Položky, které budete potřebovat
-
Dvě tři kroužky
-
Tabulky indexů pro každé pojivo
-
Přístup k internetu
Zakoupit dvě tři kroužkové pořadače a záložky indexu. K vašim úředním záznamům použijete jeden pořadač (ty, které požaduje kancelář ministra, aby se udržel obchodní status vašeho podniku) a druhý pro každodenní obchodní záznamy.
Vyzkoušejte, jaké záznamy je třeba zachovat v oficiálním pojive. Přejděte na webové stránky ministra zahraničních věcí, kde naleznete seznam záznamů, které vyžadují zákon. Většina států požaduje, aby v oficiálním pojistníku byly uloženy minimálně následující záznamy: stanovy nebo organizace, zápisy z jednání, roz- hodnutí, osvědčení a pečeť společnosti.
Určete, jaké další záznamy je třeba zachovat. Tyto záznamy budou uchovány v druhém pojivem. Níže jsou uvedeny příklady záznamů, které by měly být uloženy v pojistném zásobníku: * Účetní záznamy Aplikace a povolení Smlouvy uzavřené společností Pojistné pojistky společnosti Členové certifikáty Názvy a adresy všech členů nebo akcionářů a jejich zájmů Názvy důstojníků Provozní smlouva nebo stanovy a případné změny Podílové transakce * Státní podání (např. Výroční zprávy)
Označte záložky indexu. Vytvořte karty indexů pro všechny záznamy, které budete mít v každém pojive.
Umístěte záznamy za jejich odpovídající záložky indexu. Seřaďte si všechny papíry a umístěte obchodní záznamy za každou odpovídající kartu. Alphabetizing tabulek indexu usnadní vyhledávání požadovaných záznamů.
Přijímané obchodní rozhodnutí o dokladech. Vytvořte papírovou stopu pro každé rozhodnutí a transakce, které vaše firma dělá. Uchovávejte písemný záznam o obchodních rozhodnutích, a to jak s minutami pro oficiální schůzky, tak s neoficiálním zaznamenáním rozhodnutí v každodenním řízení společnosti. Ujistěte se, že jste dosáhli všech záznamů.
Udržujte záznamy aktuální. Nastavení prvků je pouze prvním krokem. Je třeba, aby informace zůstaly aktuální a držte se nejméně tří let členství nebo rozhodnutí akcionářů.
Tipy
-
Ukázkové minuty a další obchodní záznamy jsou k dispozici online. Můžete také zakoupit generické šablony firemních rekordů od různých společností, které se specializují na začleňování nových firem.
Varování
Pokud se vám nepodaří udržovat odpovídající záznamy pro vaše malé firmy, vaše podnikání by mohlo riskovat ztrátu svého statutu společnosti.
