Psaní podrobného plánu nebo procesu řízení projektu zahrnuje dokumentaci kroků a úkolů potřebných k vytvoření produktu nebo služby. Váš akční plán by měl popisovat celý projekt ve všech fázích, počínaje zahájením a pokračováním v monitorování, provádění, kontrole a uzavírání, doporučuje Institut pro řízení projektů. Zahrnout přehled a podrobnosti o rozsahu, plánu, nákladech a kvalitě. Měli byste také uvést členy projektového týmu, komunikační strategii, rizika, nákupní procesy a techniky pro řízení změn.
Použití šablony
Ačkoli můžete vytvořit vlastní formát, je často snadnější začít s existujícím designem. Stáhněte si šablonu z webových stránek, jako jsou Microsoft Office, PM Docs nebo PM Links. Použití šablony zajišťuje, že pokryjete všechna požadovaná témata a zachováte konzistenci s každým projektem. Kromě toho vám šablona připomíná identifikaci lidí, kteří schválí váš plán, přidělí finanční prostředky a poskytnou zdroje.
Pro popis situace se používá výkaz shrnutí. Například seznam obchodních podmínek, které vyvolaly potřebu projektu. To může zahrnovat zpětnou vazbu od zákazníků, plány konkurentů nebo požadavky investorů. Vytvořte sekce pro rozsah, plán a rozpočet. Tyto sekce poskytují podrobnosti o produktu nebo službě, které plánujete vytvořit, o milníky projektu, o tom, kolik lidí potřebujete pro práci na projektu a omezeních rozpočtu. Vytvořte sekci, která popisuje proces řízení kvality a obsahuje strategii zabezpečení kvality a iniciativy řízení kvality. Dokumentováním procesu, který hodláte následovat, informujete všechny členy týmu o tom, co potřebují k dosažení cílů a cílů projektu.
Podrobnosti
Uveďte členy projektových týmů, jejich role a odpovědnosti a časové závazky v podpůrných oddílech. Navíc popisujte komunikační strategii, která bude následovat, například vyplnění týdenních zpráv o stavu a provádění měsíčních schůzek. Můžete například zahrnout tabulku uvádějící, na čem chcete, aby každý člen týmu pracoval. Zahrnout úlohu v prvním sloupci a dokumentovat stav ve druhém sloupci, například nezahájený, probíhající, dokončený nebo zpožděný. Přidejte místo pro další komentář do třetího sloupce.
Proces
Nakonec popište plány na zvládnutí jakýchkoli potenciálních rizik, jako jsou zpoždění dodavatelů nebo další požadavky zúčastněných stran. Definujte postupy nákupu a seznamte se s postupy pro správu změn, včetně toho, kdo schvaluje úpravy plánu.
Schválení
Jakmile bude váš plán dokončen, zkontrolujte podrobnosti s týmem projektu. Začleňte jejich zpětnou vazbu před tím, než ji rozdělíte všem zúčastněným stranám ke schválení. Po schválení plánu začněte pracovat v krocích. Informujte členy týmu o pokroku, postupujte ve své komunikační strategii. Jak práce pokračuje, zhodnoťte své úsilí, abyste mohli zahrnout techniky, které se naučíte do dalšího projektu.
