Jako projektový manažer, jakmile projekt dokončíte, musíte zajistit, aby výsledek projektu splňoval očekávání. Poté budete muset dokončit některé finální dokumenty a ukončit projekt. Typické postupy zahrnují získání schválení, převod vlastnictví a uvolnění produktu do výroby. Obvykle se přihlásíte k dokončení projektu tím, že provedete testy, abyste zajistili, že tým dokončí práci a aktualizuje zprávy o stavu, které indikují dokončení.
Proveďte přijímací zkoušky. Neformální metody přijetí zahrnují dokončení instalace nebo události. Formální metody přijímání zahrnují testování uživatelů na základě kritérií stanovených na počátku fáze plánování projektu. Například projekty vývoje softwarových aplikací typicky zahrnují funkční, systémové a uživatelské testování, které dokazují, že produkt pracuje podle plánu. Pokud uživatel zjistí, že výrobek nesplňuje jejich potřeby, odmítnou dodávku a revize musí být provedeny před dokončením projektu.
Vytvoření dokumentu odhlášení. Tato dohoda o přijetí uvádí kritéria úspěšnosti projektu. Například vytvořte kontrolní seznam pro otestování systému hlášení, který by umožnil zaznamenávat čas strávený na dobrovolnické práci zaměstnanců. Uživatelé musí potvrdit, že mohou používat formulář založený na intranetu a odesílat a kontrolovat pouze jejich hodiny na vybraných činnostech. Manažeři by měli mít možnost kontrolovat podklady zaměstnanců pod jejich dohledem. Aplikace by měla poslat e-mail správci i zaměstnance, aby jim oznámil podání. Zaměstnanci by měli mít možnost požádat o přidání dalších činností do formuláře.
Získejte konečné schválení dokončení projektu od klientů, sponzorů a zúčastněných stran. Tito lidé mohou podepsat papírové kopie dohody o přijetí nebo používat on-line šablony nebo formuláře, například ty, které jsou poskytovány na webových stránkách Microsoft Office. Například pomocí formuláře InfoPath vizuálně zobrazte stav projektu pomocí podmíněného formátování, které zobrazuje a skryje obrazy na základě stavu projektu.
Tipy
-
Místo procedury podpisu založeného na papíře odešlete e-mailovou zprávu. Například pomocí aplikace Microsoft Outlook stiskněte klávesy "CTRL / N" pro vytvoření nové zprávy. V nabídce "Možnosti" klikněte na přepínač "Použití hlasových tlačítek". Vyberte možnost "Schválit; Odmítnout". Do pole "Předmět:" zadejte krátký popis projektu, na který se má příjemce e-mailu přihlásit. Můžete vložit další text, grafiku nebo dokumenty. Klikněte na tlačítko Odeslat. Vaši příjemci obdrží e-mailovou zprávu se směrnicí "Hlasovat kliknutím na tlačítko Hlasovat ve skupině Respond výše." Klepnutím na tlačítko "Sledování" v původní zprávě zjistíte, kdo schválil a kdo odmítl.
