Při pronájmu místo vlastního majetku udělujete pronajímateli zaplacení nájmů, poplatků za údržbu a dalších výdajů. Hotovost, kterou zaplatíte každý měsíc nebo čtvrtletí, se nazývá nájemné. Tyto peníze se zaznamenávají do vašeho výkazu zisku a ztráty během měsíce, na který se nájem vztahuje. Předplacené nájemné je nájemné, které zaplatíte před datem splatnosti. Představuje zálohu na budoucí výplatu, takže jej zaúčtujete jako majetek společnosti.
Co je předplacené nájemné?
Pokud podnik pronajme prostory, jako je kancelář, maloobchod nebo továrna, je nájem zpravidla splatný v předstihu za měsíc nebo čtvrtletí, na které se vztahuje nájemná. Například červnové nájemné může být splatné 31. května nebo 1. června. Mnoho podniků zaplatí nájem šekem. To znamená, že musí být organizovány a zaslány šekem poštou několik dní před datem splatnosti. V opačném případě pronajímatel nemusí dostat kontrolu nájemného včas a podnik by mohl být zasažen vážnými komerčními důsledky, jako jsou úroky, pozdní poplatky a případné oznámení o vysazení.
Předplacené nájemné je prostě částka zaplacená k pronájmu před dobou nájemného, na kterou se vztahuje. Když v květnu napíšete šek, který pokrývá nájemné za červenec, učinili jste předplacenou rentu. Některé podniky mohou předplatit nájemné o několik dní každý měsíc, aby se zajistilo, že kontrola nájemného dorazí včas. Jiní se rozhodnou zaplatit několik měsíců předem za pronájem z komerčních důvodů, například získat slevu z pronájmu nebo jen za to, že vědí, že nájemné je zaplaceno. Bez ohledu na vaše důvody, pokud otvíráte šekovou knížku před nájemným, předplatíte nájem.
Co jsou výdaje na pronájem?
Náklady na pronájem jsou veškeré náklady spojené s pronájmem nemovitosti během vykazovaného období. Samozřejmě zahrnuje zaplacené nájemné každý měsíc nebo čtvrtletí, ale zahrnuje také veškeré další výdaje nezbytné k využití nemovitosti. Například můžete zaplatit dodatečné hotovosti za pokrytí pojištění, údržby, opravy společných prostor budovy a zabezpečení.
Náklady na pronájem jsou fixní náklady, na rozdíl od variabilních nákladů, což znamená, že je musíte zaplatit každý měsíc nebo čtvrtletí bez ohledu na to, kolik výrobků vyrábíte. Dokonce i když vypnete operace po dobu jednoho měsíce, musíte ještě zaplatit nájemné a další leasingové závazky. Výdaje na nájemné jako takový mohou být materiálním odlivem provozních výnosů společnosti.
Jaké jsou rozdíly mezi předplacenými nájemnými a nájemními náklady?
V rozmanitých podmínkách je rozdíl jednoduchý: Nájemné je částka, kterou musíte zaplatit v rámci nájemní smlouvy, a předplacené nájemné je jakýkoli nájemný náklad, který zaplatíte před splatností. Z pohledu účetnictví se věci trochu komplikují.
Náklady na pronájem obecně spadají do kategorie Prodejní, všeobecné a správní výdaje, které se dají do výkazu zisku a ztráty. Jiné položky PVA zahrnují různé náklady jako mzdy, kancelářské potřeby, pojištění a soudní spory. Výdaje na pronájem jsou klasifikovány jako PVA, protože podnik využívá své nemovitosti k provozování a vydělávání peněz.
Výrobní společnosti mohou snižovat náklady na nájemné trochu jinak. Je mnohem častější, že tyto společnosti zahrnují nájemné jako součást režijních nákladů. Je to proto, že nájemné za tovární prostory je spojeno s výrobou - bez továrny, neexistuje žádný produkt. Nájemné, které není spojeno s výrobou, jako jsou kancelářské prostory, je účtováno na PVA. Na konci dne však nezáleží na které kategorii se výdaje na nájem objevují - účinek dolní čáry je stejný.
Jaký je účinek spodního řádku? Vždy, když dojde k nárůstu výdajů na pronájem, připíšete hotovostní účet a zaúčtujete částku nákladů na nájemné / P & P. Ve výkazu zisku a ztráty jsou prodejní, správní a režijní náklady zahrnuty do výnosů a jsou uvedeny ve stejném bloku jako ostatní výdaje, například odpisy a náklady na prodané zboží. Celkové tržby snížené o náklady na prodané zboží poskytují váš hrubý zisk. Hrubý zisk minus provozní náklady - SG & A - se rovná provoznímu výnosu. Provozní výnos je měřítkem toho, kolik z vašich výnosů se nakonec stane ziskem poté, co účetní odvedli věci jako daně. Takže čím větší jsou vaše výdaje na pronájem, tím nižší budou provozní výnosy. Náklady na pronájem mají přímý dopad na výši hotovosti ve vaší korporátní klenbě.
Chcete-li pochopit, jak se předplacené nájemné hodí do této analýzy, musíte vědět, že položka výdajů na nájemné bude uvádět výdaje na zachycený prostor v časovém intervalu uvedeném ve výkazu zisku a ztráty - a to i v případě, že by nájemné nebylo v tomto období zaplaceno. Pokud společnost ABC připravuje výkaz zisku a ztráty za červen a červnové nájemné činí 5 000 dolarů, pak společnost ABC zaznamená nájemné ve výši 5 000 dolarů. Společnost učiní stejnou položku bez ohledu na to, zda zaplatila nájemné v červnu nebo v květnu.
Aby se vypořádala s tímto časovým anomálií, musí společnost zaznamenat předem zaplacenou částku nájemného, která ještě nebyla spotřebována. Dělá to v části o běžných aktivách v rozvaze. Když se vrátíme k výše uvedenému příkladu, kdyby společnost ABC zaplatila nájem v květnu, zaznamenala by předplacenou částku ve výši 5 000 USD jako běžný majetek, dokud náklady skutečně nevznikly. Pro účetní účely je předplacené nájemné výhodou, kterou společnost dosud nevyužila, avšak v určitém okamžiku bude v budoucnu využívat. Je to pro společnost výhodou.
Proč firmy využívají předplacené nájemné
Podniky většinou využívají předplacené nájemné z komerčních potřeb. Jedna ze základních ustanovení obchodního pronájmu se týká splatnosti splatnosti nájmu. Obvykle je roční nájem splatný ve 12 stejných platbách za jakýkoli den určený v nájmu nebo ve čtyřech stejných platbách. Pokud se nájemné platí čtvrtletně, nájemní smlouva stanoví čtyři termíny splátkového prodeje, např. 1. ledna, 1. dubna, 1. července a 1. října. K těmto datům nejsou žádné magie - právě se objevily konvence.
Zjistíte však, že budete vždy požádáni o zaplacení nájemného měsíc nebo tři měsíce předem, což vede k předplacené nájemné. Banky a hypoteční věřitelé obvykle trvají na tom, že pronajímatelé mají platby na nájemné, které přicházejí předtím, než je splátek hypotéky splatný ve stejném období; existuje větší šance, že hypoteční platba bude pokryta výnosy z pronájmu. Takže budete mít těžké najít hosta, který vám umožní zaplatit nájemné za nedoplatky.
V některých případech se můžete rozhodnout zaplatit více než jednu platbu za pronájem předem. Můžete například nabídnout zaplacení plného roku nájemného předem, abyste zajistili určitý majetek, když je konkurence ostrá. Nebo můžete souhlasit s tím, že zaplatíte několik měsíců předem za výměnu za jiné sladidlo, například 10% slevu z nájemného. Každá firma bude mít své vlastní komerční řidiče, aby na stole stál hotovost.
Jediná věc, pro kterou nemůžete používat předplacené nájemné, je získání dodatečných daňových odpočtů. Obecně platí, že podnik bude požadovat odpočet ve stejném roce, ve kterém bude platit obchodní náklady. Takže pokud jste v roce 2018 zaplatili pojistné ve výši 2 000 USD, požadujete odpočet v roce 2018. Nyní si představte, že máte víceletou pojistnou smlouvu ve výši 2 000 USD ročně. Kdybyste chtěli, mohli byste zaplatit poplatek 2018 a 2019 současně a odečíst platbu ve výši 4000 dolarů v roce 2018. To může být výhodné v závislosti na vaší daňové situaci. Bohužel, předplacené nájemné je výjimka z odpočtu, když platíte pravidlo. Pokud zaplatíte v červnu 50 000 dolarů za renty za rok, můžete 31. prosince odpočítat sedm měsíců od tohoto nájemného.
Příklady výdajů na pronájem
Jedním z důležitých rysů komerčního leasingu je, že nájemné zřídka zůstává konzistentní po dobu trvání pronájmu. Většina podniků podepisuje smlouvy o pronájmu s termíny pěti nebo deseti let s tím, že nájemné se bude každoročně zvyšovat, a to buď jako pevný procentní nárůst, nebo v souladu s inflací. Spíše než při výpočtu kolísavých plateb nájemného, je běžné uvést výdaje na pronájem společnosti jako konzistentní částku měsíčně na měsíc. Toto je známé jako lineární metoda účetnictví.
Předpokládejme například, že společnost XYZ podepíše jednoletý pronájem, který by měl být zahájen 1. ledna. Nájemné činí 2000 dolarů za měsíc za prvních šest měsíců. Poté je nájemné 2,500 dolarů za měsíc. Použitím lineární metody XYZ vypočítá průměrnou výši výpůjčky za celý leasing. V tomto příkladu je nájemné šest měsíců na 2 000 dolarů a šest měsíců na 2500 dolarů nebo 27 000 dolarů celkem. Rozdělte tuto částku o 12měsíční dobu pronájmu a dostanete průměrnou platbu ve výši 2 250 USD měsíčně. Společnost zaznamenává tyto výdaje na měsíční výkaz zisku a ztráty.
Samozřejmě, že výdaje na nájemné neodpovídají realitě. Během prvních šesti měsíců platí společnost XYZ každý měsíc 250 dolarů méně než zaznamenané nájemné. Za druhé šest měsíců platí 250 dolarů více. Aby tyto rozdíly kompenzovaly, musí společnost využít účet odloženého výpůjčního výplaty.
Jednoduše, společnost XYZ přidá 250 dolarů měsíčně na účet odloženého výpůjčního výplaty od ledna do června, pak odečte 250 dolarů z účtu odloženého nájemného za období od července do prosince. V prosinci se na účtu zobrazí zůstatek nula. Použití účtu odloženého výpůjčního výplaty zajišťuje, že společnost XYZ zaznamenává výdaje na nájemné v souladu s lineárními pravidly a současně zachycuje skutečnou výplatu hotovosti z výpůjčky z výkazu zisku a ztráty.
Účtování předplacených nájmů
Předplacené nájemné je v rozvaze společnosti zobrazeno jako běžné aktivum. Pokaždé, když společnost zaplatí nájem v předstihu, musí provést debet účtu běžného majetku na částku předčasného splacení výpůjčky, poté zapsat současný zápočet na hotovostní účet. Takže pokud společnost XYZ zaplatila v předstihu veškeré roční nájemné v hodnotě 27 000 dolarů, zaplatilo by to stávající předplacené prostředky za 27 000 dolarů a úvěr za 27 000 dolarů.
Společnost XYZ pak musí učinit opravný záznam, aby vykázal část předplaceného nájmu, který využívá každý měsíc. To je dosaženo převodem předplacených nákladů do výkazu zisku a ztráty za období, během něhož společnost využívá nájemné. Takže v určitém okamžiku během každého měsíce 12měsíčního pronájmu by rozpoznal (debet) náklady na nájemné ve výši 2.250 USD a čerpal (započítává) předplacené aktivum ve stejné výši. Toto nakonec poplatek zaplatí na úhradu.
Stručně řečeno, pokud se jedná o předčasné splacení nájemného, uložit předplacené nájemné jako majetek do rozvahy až do měsíce, ve kterém je nájemné spotřebováno. Pak ji budete účtovat za úplatu. Pokud zapomenete přesunout předplatné na účet výdajů na nájemné v měsíci, ke kterému se nájem vztahuje, vaše účetní závěrka nadhodnotí aktivu a podcení výdaje. Je důležité sledovat sekci předplaceného nájemného na účtu běžných aktiv a aktualizovat seznam před uzavřením knih na konci každého měsíce.
