Často, když organizace usiluje o vnější pomoc pro projekt, vydává RFP nebo žádost o návrh. Dodavatelé pak reagují na RFP, načrtávají, jak mohou pomoci s projektem a proč je jejich firma nebo tým nejlepší volbou pro tuto práci. Aby bylo možné získat co nejúplnější odpovědi a správnou volbu, musí RFP obsahovat některé základní informace.
RFP musí vždy začít s úvodem a přehledem organizace, která žádost vydala, a problémem nebo projektem, kde je potřeba pomoc. Úvod není obvykle víc než jeden nebo dva a musí také obsahovat datum splatnosti projektu a navrhovaného rozpočtu. Zahrnutí těchto informací pomáhá firmám rozhodovat o tom, zda reagovat na RFP.
Podrobnosti projektu
Druhá část RFP musí poskytnout podrobnosti o konkrétním projektu nebo programu. Poskytněte podrobnosti o účelu a struktuře projektu, jakož i podrobnosti o týmu, který pracuje na projektu, umístění, plánu a stavu. Tyto informace pomáhají respondentům pochopit kontext projektu; pak mohou přizpůsobit svou reakci potřebám žádající organizace.
Rozsah služby
RFP musí upřesnit, jaké služby hledáte od externí firmy. Tento rozsah služeb je pravděpodobně nejdůležitější částí RFP, jelikož respondující firmy budou pečlivě vyvíjet návrhy, které splní všechny vaše potřeby. Zatímco musíte zahrnout konkrétní úkoly, které jsou klíčové pro dokončení projektu, seznam požadovaných služeb musí být poměrně obecný, protože každá řešitelská firma bude mít vlastní přístup k projektu. Umožnit externím firmám, aby podrobněji popsat své nápady a procesy, vám pomohou lépe informovat rozhodování o nejlepší firmě pro práci.
Rozpočet
Zatímco některé firmy, které vydávají RFP, váhají o zahrnutí informací o rozpočtu, pokud máte přísný rozpočet, pak je zahrňte do RFP. RFP musí obsahovat část, v níž se firmy ptají, aby upřesnily, jakým způsobem plánují rozpočet, a také rozpis jejich platebních požadavků a platebních požadavků a postupů. Uveďte také informace o druhu smlouvy, kterou udělujete, ao době trvání smlouvy.
Kvalifikace
Když vybíráte externí firmu, která bude spolupracovat s vaší společností, budete chtít nejlepší a nejkvalifikovanější firmu, kterou si můžete dovolit. RFP musí obsahovat sekci, ve které mohou respondující firmy detailně předvést svou kvalifikaci pro danou práci. Pokud hledáte specifické zkušenosti, požádejte respondenty, aby podrobně popsali své dovednosti a zkušenosti v této oblasti. Navíc si vyžádejte odkazy buď pro společnost jako celek, nebo pro jednotlivé členy týmu.
Hodnocení a podání
RVP musí obsahovat rozpis hodnotících kritérií a pokynů pro předložení návrhu. Být jasný a konkrétní, s uvedením data a času termínu, stejně jako konkrétní adresu, kde obdržíte návrhy. Pokud existují okolnosti, které by vedly k okamžité diskvalifikaci, zahrnout i ty.
