Ať už objednáváte zboží, žádáte o pozici, žádáte o finanční prostředky, vyjadřujete uznání nebo stěžujete, kdykoli budete jednat s nějakou organizací, musíte napsat obchodní dopis. Měli byste postupovat podle zavedených postupů a zahrnout nezbytné součásti do každého dopisu, který píšete. Začněte listem hlavičkového papíru, který obsahuje adresu vaší organizace. Případně můžete vytvořit vlastní osobní hlavičku, která obsahuje celé jméno, adresu, PSČ, telefonní číslo a e-mailovou adresu.
datum
Nechte alespoň jeden prázdný řádek mezi hlavičkou nebo hlavičkou a datem. Použijte americký formát dat, například 23. května 2011, když píšíte organizacím ve Spojených státech. Nepoužívejte dolní indexy, jako je 2.. Můžete buď vlevo ospravedlnit datum nebo kartu do středového bodu a zadejte datum.
Adresa uvnitř
Vnitřní adresa nebo adresa příjemce začínají jeden palec (tři prázdné řádky) pod datem. Je vždy vlevo oprávněná. Dvojitá kontrola pravopisu jména příjemce a poštovní adresy. Zahrnout osobní titul, jako pan, paní, doktorka, paní nebo slečna a obchodní název, jako je marketingový ředitel. Pokud si nejste jisti, jestli máte nějaký titul, zavolejte recepci v organizaci.
Oslovení
Po vnitřní adrese nechte prázdný řádek. Pokud znáte příjemce, můžete použít její křestní jméno, např. Dear Mary. V ostatních případech použijte její osobní jméno a příjmení, například: Vážená paní Johnsonová. Pokud si nejste jisti o pohlaví příjemce, použijte celé jméno. Po pozdravu můžete přidat čárku nebo dvojtečku nebo vynechat nějakou interpunkci.
Tělo
Po pozdravu nechte prázdný řádek. Jediný prostor a vlevo ospravedlňují odstavce v textu dopisu. Většina písmen obsahuje nejméně tři odstavce. V prvním odstavci uveďte účel písmena. Pokud odpovídáte na inzerát, pojmenujte pozici a určit jeho zdroj. Můžete například napsat: "Funkce marketingového ředitele inzerovaného online přesně popisuje mé dovednosti a schopnosti."
Druhý a třetí odstavec obsahují specifické podrobnosti, které tento účel podporují. Pokud například stěžujete na produkt nebo službu, uveďte datum nákupu, číslo faktury a důvod vašeho nespokojenosti.
Pomocí posledního odstavce zopakujete účel a očekávanou odpověď. Například, píšete "Prosím, kontaktujte mě osobně, pokud máte nějaké dotazy nebo připomínky týkající se naší nové produktové řady. Těším se, že bude sloužit vaší obchodní korespondenci potřeba pro mnoho dalších let." Nechte prázdný řádek mezi jednotlivými odstavci.
Uzavření
Po posledním odstavci písmena nechte prázdný řádek. Uzavřete dopis s vhodným komplementárním uzavřením, jako je upřímně, Vaše, respektive Cordially vaše. Pokud se po pozdravě objevila dvojtečka nebo čárka, po uzavření vložte čárku. Ponechte tři až čtyři prázdné řádky pro podpis. Konec s podepsaným podpisem a názvem, například John Stewart, manažer prodeje.
