Obchodní dopisy jsou často uzavírány zahrnutím referenčních iniciál. Tyto iniciály jsou navrženy tak, aby sloužily jako reference týkající se spisovatele dopisu, podepsatele a písaře. Mnoho společností vyžaduje použití referenčních iniciál ve všech obchodních dopisech; jiní ne.
Umístění
Poslední část obchodního dopisu je věnována referenčním iniciálám. Tyto iniciály jsou vždy umístěny ve spodní části písma, dva řádky pod podpisovým blokem a zarovnány s levým okrajem. Může existovat jedna nebo více sad referenčních iniciál.
Podrobnosti
Tyto zkratky se používají pro referenční účely, takže pochopení pořadí iniciál je pro čtenáře dopisu důležité; může existovat jedna, dvě nebo tři sady iniciál. Signatář iniciálů písmen je umístěn nejprve všemi velkými písmeny, následovaným lomítkem (/) nebo dvojtečkou (:). Poté jsou napsány iniciály spisovatele, opět ve všech velkých písmenách, následované lomítkem nebo dvojtečkou. Písmena iniciály jsou vždy umístěna naposledy a měla by být malá.
Účel
Referenční iniciály se používají jako způsob záznamu, který napsal podepsaný a napsal dokument. Tyto iniciály nabízejí podnikům možnost, jak prozkoumat problémy týkající se dopisů, které společnost poslala. Pokud dojde k nedorozumění v rámci dopisu, může čtenář zjistit, že osoba, která píše dopis, byla jiná než osoba, která ji podepsala; spisovatel možná zmeškal důležité prvky, které podepsaný dopis požadoval v dokumentu.
Prvky obchodních dopisů
Když společnost píše obchodní dopis, obsahuje některé standardní prvky. Většina společností píše obchodní dopisy na jejich hlavičkových papírech. Písař píše datum, adresu adresáta a pozdrav. Pak písař píše tělo dopisu, zavírá a obsahuje podpisový blok; referenční iniciály jsou považovány za součást podpisového bloku. Dalšími prvky, které jsou často zahrnuty v obchodních listech, jsou referenční čáry, které uvádějí účel písma nebo to, co se týká, nebo pozornost, která zajišťuje, že dokument dosáhne správné osoby.
