Websterův slovník definuje dopis jako písemnou nebo tištěnou zprávu jednotlivce nebo skupině, která je obvykle zasílána poštou. Samozřejmě, v našem elektronickém věku, mnoho dopisů je přenášeno prostřednictvím e-mailu, a to buď v těle e-mailu, nebo jako příloha. Bez ohledu na tento trend mají obchodní dopisy tradiční funkce. Proto je důležité, aby ti, kteří se nacházejí v podnikatelském světě, seznámili s těmito funkcemi tak, aby měli správní dojem s obchodními partnery.
Odbyt
Navzdory trendu podnikání v elektronice, "tradiční obchodní dopisy zůstávají důležitým nástrojem moderního podnikání," uvedl Kenneth Zimmer, profesor emeritní v Kalifornské státní univerzitě v School of Business and Economics a Sue C. Camp, docent na Gardner-Webb College Broyhill School of Management. Navíc Zimmer a Camp tvrdí, že většina obchodních dopisů je vlastně prodejní dopisy, jelikož jejich zamýšleným účelem je podpora prodeje zboží nebo služeb příjemcům. Existuje pět hlavních cílů prodejních dopisů:
- Přilákat pozornost příjemce.
- Vytvoření přátelského vztahu s příjemcem.
- Odvolání se na nákupní motivy příjemce.
- Přesvědčit příjemce, aby podnikl kroky.
- Poskytnout příjemci příležitost podniknout kroky.
Vztahy s veřejností
Cílem jakýchkoli snah o public-relations je ovlivnit názory, postoje nebo akce cílených diváků. Tak je tomu v případě dopisu s veřejnými vztahy, vysvětlete Melvin L. DeFleur a Everette E. Dennis, spoluautoři "Porozumění hromadné komunikace: Perspektivu liberálního umění". Hlavním cílem PR dopisu je pozitivně ovlivnit dojem publika o společnosti nebo organizace.
Některé příklady dopisů s veřejnými vztahy jsou ty, které usilují o dosažení následujících cílů:
- Propagujte novou firmu.
- Pozvěte zákazníky k účtům o otevření účtů.
- Děkujeme zákazníkům za jejich podnikání.
- Přivítání potenciálních zákazníků do komunity.
- Oznamte speciální prodej nebo službu.
- Nabídnout pobídky k využívání služeb společnosti.
Žádosti a odpovědi
Nejvíce rutinní obchodní dopisy buď podají žádost, nebo odpovídají na jeden, Zimmer a Camp stavu. Příklady požadavků na dopisy zahrnují rezervace zasedací místnosti, žádost o cenovou nabídku, žádost o fakturační prohlášení a nastavení schůzek. Nicméně Zimmer a Camp doporučují, aby tyto rutinní dopisy "nebyly běžně zpracovávány". Proto byste měli dodržovat určité pokyny, a to buď při podání žádosti nebo při odpovědi na jednu:
- Poskytněte úplné informace.
- Nikdy nepřijímajte nepřiměřené požadavky.
- Být přesný a přesný.
- Nikdy nebyli znechuceni.
Nároky a úpravy
Zákazníci se někdy stěžují na chybné služby nebo produkty. Při takových příležitostech musí podniky reagovat vyjednáváním se zákazníky, aby provedli úpravu. Obchodníci navíc také zapisují dopisy s nároky, například když dodavatel neposílá správný produkt nebo jej vůbec neposílá. Nicméně, Zimmer a Camp říkají, že bez ohledu na to, zda odpovídáte na žádost nebo o opravu, nebo že ji budete muset podat, měli byste mít na paměti následující pravidla:
- Ujistěte se, že máte všechny fakta.
- Buďte přesný a úplný při popisu nároku.
- Vyhněte se obviňování, vyhrožování nebo náročnosti..
- Buďte zdvořilí.
- Navrhněte rozumné řešení, které bude vyhovovat všem zúčastněným stranám.
Sociální komunikace
Blahopřání podnikatelům při zvláštních příležitostech je "společnou zdvořilostí a tradicí", píše Zimmer a Camp. Zaměstnavatelé by měli také posílat soucitné dopisy, když spolupracovník trpí ztrátou nebo tragédií, okamžitě reagovat na formální pozvánky, uznat odchod do důchodu a vyjadřovat vděčnost za dary, pohostinnost nebo zvláštní zacházení. Neuznání takových okolností zobrazuje společnost ve špatném světle.
Zkontrolujte správné formátování písmen:
- Použijte hlavičkový papír společnosti.
- Vyrovnejte datum korespondence vpravo od stránky.
- Umístěte jméno příjemce, oficiální název a adresu v dolní části stránky, zarovnanou doleva.
- Následujte pozdrav s čárkou, ne s dvojtečkou, například: Vážený pane Jonese,
- Dvojitý prostor mezi pozdravem a prvním odstavcem písmene a mezi jednotlivými odstavci. Nicméně, jeden prostor tělo každého odstavce.
- Nezahrnujte referenční iniciály, kopie notace atd.
