Když firmy píší dopisy, je důležité mít na paměti několik klíčových bodů. Obchodní dopisy často obsahují 8 C - jasnost, stručnost, uvažování, zdvořilost, konkrétnost, veselí, správnost a charakter.
Jasnost
Prvním prvkem všech obchodních dopisů je, že by měli být jasné. To zahrnuje účel písmena a slov použitých v textu. Jasně uveďte svůj bod v počátku, abyste čtenáři jasně pochopili účel dopisu.
Stručnost
Vyhněte se použití dalších slov v obchodním dopisu. Prvek stručnosti odkazuje na uvedení myšlenky v těch nejmenších možných slovech. Nepřidávejte nadbytečné informace ani další slova pro vyplnění místa. Jednoduše uveďte informace, které jsou důležité a relevantní, a nechte to na tom.
Zvažování
Obchodní dopis by také měl být ohleduplný. Tento prvek je důležitý, protože musíte přemýšlet o čtenáři a jeho názorech a pohledu. Udělejte dopis o něm a ne vy.
Zdvořilost
Obchodní dopisy by měly ukazovat respekt vůči čtenáři a měly by demonstrovat osobní respekt spisovatele pro čtenáře a společnost, pro kterou pracuje.
Konkrétnost
Konkrétnost odkazuje na použití živého textu v dopise, který apeluje na smysl čtenáře. Je-li obchodní dopis nudný, čtenář se může přesunout, chybí důležité body.
Veselí
Při psaní obchodního dopisu prokazujte pozitivní postoj, který vyjadřuje radost a radost.
Správnost
Obchodní dopis musí být vždy přesný. To znamená, že každé slovo v dokumentu obsahuje přesné fakty a čísla. To zahrnuje opravu dopisu pro kontrolu chyb gramatiky a pravopisu.
Charakter
Každé obchodní dopis by měl od spisovatele projevit trochu jedinečnosti. Toto dává charakter písmen a může být zajímavější.
