Ať už jste tým jednoho člověka nebo plnohodnotná společnost, máte kancelářské procedury a pokyny, je skvělý způsob, jak vytvořit nějaké základní pravidla pro vaše podnikání. To nejen pomáhá při každodenních úkolech, ale také může pomáhat vašim novým zaměstnancům při jejich zahájení a vašim zaměstnancům, kteří potřebují zkontrolovat administrativní záležitosti.
Stanovení pokynů a jejich zpřístupnění
Vytvoření příručky pro kancelář 21. století je skvělým místem k zahájení. Kancelářský manuál by měl zahrnovat procesy a postupy týkající se důležitých aspektů vašeho podnikání a měl by uvádět všechny významné body federálních, státních a místních pracovních zákonů. Zahrnout informace o politikách dovolené, nediskriminačních politikách a náhradách pracovníků.
To je také místo, kde můžete zahrnout svou misi, vizi a základní hodnoty společnosti. Ty pomáhají všem v podnikání zůstat na cestě a pracují na tomtéž cíli. Může obsahovat pokyny pro chování zaměstnanců, oblečení, kouření, kancelářské hodiny, platy, propagace a výhody. Zajistěte svou příručku všem zaměstnancům tak, že je nabídnete online i v tištěné podobě. Dejte kopii všem zaměstnancům a požádejte je, aby podepsali potvrzovací dopis s tím, že si přečetli pokyny a porozuměli jim.
Získání poznámky technologie v kanceláři 21. století
V kanceláři 21. století je důležité integrovat technologii do vašich pokynů. Bez ohledu na odvětví, ve kterém pracujete, hraje technologii důležitou roli v kancelářských postupech. Mnoho věcí se děje na počítačích a smartphonech. Rozhodněte, zda vaše společnost povoluje používání kancelářské techniky z osobních důvodů a jaké jsou vaše bezpečnostní opatření. Jsou zaměstnanci dovoleni používat své telefony, zatímco pracují? Stanovením takových pravidel budete moci vyřešit veškeré neshody dříve, než k nim dojde.
Vytváření pokynů pro každou roli nebo oddělení
V závislosti na vaší firmě můžete zvolit postupy pro každé oddělení nebo každou roli ve firmě. Například pokud máte výrobní oddělení, jejich postupy se budou nepochybně lišit od vašeho oddělení prodeje a marketingového oddělení. Zaznamenáním každodenních postupů pro každou oblast vašeho podnikání pomůžete rychleji na palubě nových zaměstnanců a budete schopni řídit zkušený personál, když zapomene, jak provést určitou úlohu. Máte-li referenční místo, pomůže vám sledovat vše ve vaší firmě. Některé úřady, které mají více úrovní zaměstnanců, se mohou rozhodnout, že obsahují organizační schéma tak, aby si všichni byli vědomi, jaká je jejich role v rámci většího obrazu společnosti.
Udržování komunikačních linek otevřeno
Vaše pokyny lze aktualizovat vždy, když je třeba zahrnout nový důležitý prvek. Nepotřebují být ukamenováni. Ujistěte se, že komunikujete se svými zaměstnanci pravidelně, když přidáte něco do kancelářských postupů nebo do vašeho kancelářského manuálu. Kromě toho by měly být všechny vaše kancelářské postupy snadno dostupné. Ujistěte se, že vaši zaměstnanci vědí, kde se mohou obrátit o pomoc, pokud mají otázku ohledně dovolené, využití mobilních telefonů, náhrady zaměstnanců nebo jiné moderní kancelářské praxi.
