I v tomto okamžiku okamžité komunikační technologie jsou formální obchodní dopisy stále běžně psány. Existuje celá řada důvodů, že osoba nebo firma se mohou rozhodnout napsat dopis, spíše než odeslat e-mail nebo fax. Při zasílání obchodního dopisu musí být všechny tři hlavní části - začátek, střední a konec - správně napsány.
Začátek
Začátek dopisu obsahuje informace, které se přímo netýkají zprávy dopisu. Datum se objeví nahoře. Adresy odesílatele a příjemce jsou zadány dále. Pokud se však adresa odesílatele objeví v záhlaví nebo zápatí tohoto písmena, nemusí být zadána. Následuje řádek - označený jako "RE:" - což je část počáteční části písmena, která se týká zprávy dopisu. Shrnuje zprávu v jedné až osmi slovech. Poté musí být pozdrav nebo pozdrav, kterému je dopis adresován. Obvykle je ve formátu "Vážený pane:" nebo "Koho se to týká:" s dvojtečkou po pozdravu; osobní dopisy používají za pozdravy čárku, ale obchodní dopisy vždy používají dvojtečku.
Střední
Střední část dopisu je obecně známá jako tělo dopisu. Obsahuje základní zprávu. První věta by měla představit téma, které je určeno. Podrobnosti a úvahy přijdou dál. Nakonec je závěr. Tělo dopisu by mělo být co nejdůležitější a stručné. Osobní položky nebo problémy mezi odesílatelem a příjemcem by neměly být součástí obchodního dopisu.
Konec
Existuje několik základních prvků dopisu, které tvoří jeho konec. Uzavírací pozvánka, jako například "S pozdravem" nebo "Nejlepší pozdravy", je vhodná. Pod tímto názvem vytisknete jméno odesílatele. Zahrnout název odesílatele buď na stejném řádku jako název, nebo přímo pod ním. Nechte mezi závěrečným pozváním a jménem odesílatele asi dva centimetry místa; tento prostor je určen pro podpis odesílatele. Pokud odesílatel měl nějakého typu a dopis připravil, může být tato osoba potvrzena pod jménem a názvem odesílatele. Existuje několik způsobů, jak to udělat. Nejběžnějším způsobem je zadat iniciály odesílatele velkými písmeny, zadejte lomítko (/) a zadejte iniciály přípravy (např. ABC / def). Na konci dopisu je třeba uvést přílohy. Zadejte slovo "Skříň (3)", přičemž 3 je počet skříní zahrnutých do zásilky.
Odeslání dopisu
Písmo je úhledně složené, aby se perfektně hodilo do obálky obchodní velikosti. K písmenu nejsou přihrádky uzavřeny. Obchodní dopisy mají jméno příjemce zadané na obálku spíše než ručně psané. Mnoho firem má předtištěné obálky navržené s logem společnosti a adresou. Jedná se o profesionálně vypadající. Menší firmy mohou používat štítky s předtištěnými adresami. Jsou přijatelné, stejně jako zadané adresy. Ruční psaní se nepovažuje za profesionální a je třeba se vyhnout.
