Přínos organizování trvá hodně času, ale je to velmi uspokojivý úspěch, když je přínos úspěšný. Ale předtím, než plánujete něco, určit druh přínosu, který zorganizujete. Pokud děláte tichou aukci, budete potřebovat darované umělecká díla; pokud se jedná o událost související s hudbou, musí se kontaktovat nejvýkonnější místní umělci, kteří zpravidla rezervují dva až tři měsíce předem. Každá volba vyvolává různé logistické problémy.
Předběžné plánování
Určete, kolik dobrovolníků potřebujete. Čísla se násobí exponenciálně, pokud plánujete slavnostní slavnostní jídlo a pití, které musí být zřízeny, opraveny a rozloženy.
Vyberte místo konání. Vezměte v úvahu faktory ovlivňující účast - například blízkost veřejné dopravy. Vytvořte krátký seznam tří nebo čtyř možností.
Určete, kolik peněz bude vynaloženo a jak bude dosaženo cíle.
Delegování podrobností
Získejte závazky z vybraného místa konání a všech zúčastněných umělců. Čím složitější je událost, tím více budete muset naplánovat; dva až šest měsíců je normou.
Přijměte výbor přátel, spolupracovníků a obchodních známých, aby zvládli různé aspekty události. Naplánujte týdenní schůzky, abyste sledovali plánování a odvysílali problémy v poslední chvíli.
Vyhledejte sponzory, které pomohou absorbovat náklady spojené s přínosem, od cen za dveře až po potravinářské a PA systémy. Většina sponzorů vymění služby výměnou za propagaci.
Snažte se vypořádat svůj výbor, sponzor a sestavu místa konání během prvních pár měsíců po zorganizování. Začněte hledat dobrovolníky.
Získat slovo Out
Přibližte se ke kontaktům o tom, jak předvídat přínos. Není-li k dispozici prostor, připravte se na předání poloprázdného tiskového prohlášení s podrobnostmi. Prohlédněte si živé dálkové vysílání z místa události s místní rozhlasovou stanicí.
Připravte vhodné zobrazovací materiály, včetně letáků, ručníků a plakátů, aby se dobrovolníci mohli vymanit nebo dát dohromady. Ujistěte se, že vědí, kde legálně držet letáky a plakáty.
Vytvořte webové stránky, které odpovídají na otázky týkající se výhod. Zahrnujte významné sponzory, sestavu a aktivity událostí a způsob, jakým získává fundraising.
Odráží úspěch
Po setkání se sejděte se svým výborem, abyste diskutovali o tom, co funguje, nebo ne. Postupujte se svými sponzory a získejte jejich zpětnou vazbu.
Odeslávejte karty nebo souhrnný dopis, který děkuje dobrovolníkům.
Zveřejněte jemné podrobnosti na webových stránkách, včetně toho, kolik peněz bylo vynaloženo, jakým způsobem se příjemce vypořádal a zda jste vytvořili průběžnou událost - podrobnosti, které budoucí dobrovolníci a sponzoři potřebovat vědět při přípravě na příští rok.
