Úloha plánovače schůzek může být obtížná vzhledem k množství podrobností spojených s plánováním a pořádáním konference mluvčích, ale pokud se vám líbí výzva multitaskingu a je známo, že jste mistrem žonglování podrobností, budete dobře připraveni práce.
Položky, které budete potřebovat
-
Hlavní kontrolní seznam
-
Smlouvy reproduktorů
-
Místo
-
Nouzový plán zálohování
Začněte plánovat konferenci mluvčích nejméně rok předem - déle, pokud lidé, kteří hodláte prezentovat jako hostující reproduktory, jsou vysoce profilovaní muži a ženy, jejichž kalendáře naplňují roky předem. Vytvoření hlavního kontrolního seznamu, který podrobně popisuje všechny úkoly, které je třeba provést, aby přinesli reproduktory do konference a dodávek, vybavení a ustanovení, která musí být získána k uskutečnění události.
Rezervujte si konferenční místo na snadno dostupném místě, které má výhodnou polohu v blízkosti letišť, veřejné dopravy, hotelů, restaurací a dalšího vybavení, protože personál na těchto místech je vyškolen pro zvládnutí konferenčních davů nepřetržitě. Požádejte svého advokáta, aby vypracoval standardní mluvčí smlouvy, takže máte s každým řečníkem právně závaznou dohodu, která se bude účastnit akce.
Práce na konferenčním programu tak, aby byly reproduktory naplánovány účelně. Přiřaďte nejdynamičtějším řečníkům, aby zvládli klíčové a závěrečné sloty, takže účastníci jsou nadšeni poznámkami prvního a inspirovanými slovy posledního. Vyzvěte řečníky o vašich časových limitech a zapůsobte na ně, jak je důležité nechat čas na pole otázky.
Objednávejte spotřební materiál, registrační tabulky, zajistěte pronájem zařízení, značení, odznaky a systém kreditních karet / pokladních poukázek pro ty, kteří si nepožili vstupenky. Odeslání potvrzovacího rozpisu konferenčním mluvčím několik měsíců před datem, aby měli účastníci dostatek času na provedení plánů dopravy. Ověřte odpovědnost vaší organizace, např. Náhrady letenku, předběžné rezervace nebo limity výdajů a ujistěte se, že mluvčí obdrží seznam společenských událostí, na které jsou pozváni v rámci své návštěvy.
Vytvořte plán zálohování pokrývající katastrofické možnosti: smrt nebo zranění řečníka nebo změna místa konání. Přiřaďte dobrovolníkům jako hostům každého řečníka a vyhradte si limuzínu nebo taxislužbu, abyste si řekli řečníky, pokud není doprava mezi povinnostmi hostitele. Dokončete úkoly na poslední chvíli, například objednání občerstvení a případů vody pro reproduktory.
Zajistěte svou vytrvalost v posledních dnech před konference - pokud budou zvukové vizuální pomůcky chybí, objeví se výskyty hotelových místností a zpoždění letadel, to je čas, kdy se věci dostanou mimo kontrolu. Dbejte na to, jak se o vás chováte, a spoléháte se na hlavní seznam. Poté, co jste napsali pohovor, děkuji poznámkám přednášejícím, udělejte laskavost a udělejte si dovolenou. Zasloužil jsi si to.
