Hotovost je víc než jen mince a měna v obchodním světě. Zahrnuje také šeky, transakce s kreditními kartami a peněžní příkazy. Použitím nejlepších technik pro manipulaci s hotovostmi pomáháte snižovat chyby a zajišťovat odpovědnost, a to i tehdy, když je množství hotovosti, s níž pracujete, nízké. Tím, že vytvoříte a implementujete kontroly hotovosti, můžete vytvořit efektivní proces správy odchozích plateb a peněz, které obdržíte.
Hotovostní odpovědnost
Sledujte jednotlivce, kteří mají přístup k penězům společnosti, a uvědomte si, že každá osoba má odpovědnost za zpracování hotovosti. Měli byste vědět, kde je vaši společnost hotovost po celou dobu a být schopen vysledovat nesrovnalosti konkrétním jednotlivcům. To můžete dosáhnout tím, že se ujistí, že každá platba má vydaný a zaznamenaný doklad o hotovosti, který dává každému zákazníkovi potvrzení a dokumentuje veškeré převody. Vedoucí by měl vždy schvalovat zrušené nebo vrácené transakce a ověřit vklady v hotovosti.
Separace povinností
Když jedna nebo dvě mají odpovědnost za peníze, existuje větší riziko podvodu. Oddělením poplatků za zpracování peněz mezi několika jednotlivci nemůže jedna osoba ovládat proces zpracování hotovosti. Mají různé osoby zaznamenávat hotovostní platby do účetních záznamů, přijímat peníze, vkladové fondy, sjednocovat platby v hotovosti v účetnictví, platit účty a rozdělovat výplaty. Když oddělíte povinnosti zpracování peněz, každý jednotlivec je odpovědný vůči ostatním v procesu zpracování hotovosti.
Sladění hotovosti
Když máte zavedené postupy pro sladění hotovosti, můžete potvrdit, že zaměstnanci zaznamenali správně hotovostní transakce a měli systém kontrol a zůstatků. Minimálně byste měli měsíčně kontrolovat své bankovní výpisy v souvislosti s peněžními příjmy a vklady. Kromě zaznamenávání hotovostních plateb ihned po jejich obdržení počítáte a vyvažujete své peněžní příjmy každý den a porovnávejte všechny příjmy s vkladovými klíči. Vedle plánovaného měsíčního zúčtování hotovosti provádějte každý měsíc překvapivou kontrolu záznamů účetnictví.
Bezpečnostní
Kdykoli se podnik zabývá hotovostí, je důležité udržet peníze a zaměstnance v bezpečí. Chcete-li chránit svůj finanční majetek, vždy před zahájením nabízení pracovních nabídek proveďte kontrolu nad budoucími zaměstnanci. Vždy uchovávejte hotovost na uzamčeném místě a upřesněte zásady pro zpracování hotovosti v příručce pro zaměstnance. Omezte počet lidí, kteří mají přístup k hotovosti, co nejméně a poskytněte pouze schválené pracovníky a hesla. Každý rok, nebo kdykoli zaměstnanec, který zpracovává peníze, opouští společnost, změňte všechny kombinace a hesla. Kdykoli zaměstnanec počítá hotovost, měla by tak učinit na místě, které veřejnost nebo zákazníci nemohou vidět. Při čerpání hotovosti z jednoho místa do druhého, jako vklad, nebo pokud má váš podnik velký areál, použijte systém přítele. Vždy minimalizujte částku hotovosti u vašeho podniku přes noc, takže netrpíte velkou ztrátou v případě požáru nebo krádeže.
