Většina obchodních funkcí, které nejsou řízeny zásadami a postupy, se stává chaotickou a dezorganizovanou. Zachování záznamů není jedním z nejzajímavějších aspektů podnikání, ale je to jedna z nejdůležitějších. Organizovaný systém pro ukládání dokumentů odstraňuje zbytečné záznamy a chrání firmu v případě auditu. Vědět, kdy je udržet a kdy házet, je rozhodujícím krokem v rozvoji úspěšné obchodní operace.
Univerzální plán uchovávání
Všechny společnosti by měly vytvořit systém pro uchovávání záznamů, který by byl univerzální pro všechna oddělení. Dostane se všichni na stejné stránce, pokud jde o ukládání záznamů. Vyzkoušejte zákony a stanovy pro váš podnikatelský a provozní sektor. Například advokátní kancelář může mít jiné požadavky než malý obchod s potravinami. Pokud je to nutné, konzultujte s právním zástupcem tento systém. Index plánu založený na funkci a oddělení. Vyrovnejte plán a přiřazujte klasifikační kódy.
Zaznamenává inventář
Zásoby záznamů jsou zásadním krokem při správě uchovávání. Jedná se o přesný seznam všech záznamů, elektronických a papírových, v rámci vaší organizace. Výpis by měl podrobně uvést název každého záznamu, například "Hlavní knihu" a umístění dokumentu. Navíc zahrňte klasifikaci záznamů. To bude měřítko udržení podle plánu vašeho podniku. Například sestavit tabulku; první sloupec by měl být název "Zpráva o zpoždění splatnosti účtů". Druhý sloupec záhlaví by měl být klasifikován jako "Účty splatné". Třetí sloupec může být oddělením "Účetnictví". Zbytek tabulky by mohl znamenat umístění, "East Storage Room, Cabinet Four" a retenční kód, "Schedule A."
Hodnocení dokumentů
Proces hodnocení zahrnuje celopodnikovou analýzu záznamů na místě za účelem odstranění dokumentů, které překračují retenční období. Tato forma čištění domu eliminuje nahromadění nadbytečných záznamů. Pomocí výpisu seznamu záznamů zničte dokumenty s vypršením platnosti. Jakmile je dokončeno, zkontrolujte všechny úložiště a aktualizujte seznam inventáře. Během této doby prozkoumejte zákony, abyste uznali všechny změny vydané od poslední kontroly. Naplánujte přehledy každoročně, čtvrtletně nebo měsíčně.
