Potvrzovací dopisy potvrzení potvrzují doručení požadovaných položek, jako je zásilka zboží nebo návrh smlouvy. List jasně uvádí, co bylo přijato a kdy. Zaznamenává také, zda je potřeba nějaké následné sledování. Písmena jsou obvykle dlouhá jen několik odstavců a obvykle jsou zasílána do jednoho pracovního dne od obdržení požadovaných položek. Většina dopisů s potvrzením o příjmu je zasílána běžnou poštou, ale také faxem, e-mailem a certifikovanou poštou. Colorado State University konstatuje, že potvrzovací dopisy jsou profesionální zdvořilost, která napomáhá rozvoji obchodních vztahů.
Zkontrolujte položky, které chcete potvrdit příjemem. Potvrďte, že doručení odpovídá vašim očekáváním.
Adresujte dopis osobě, která očekává potvrzení o přijetí. Úplné jméno a název osoby spolu s adresou by měly být uvedeny na písmenu a na obálce.
Napište písmeno. V prvním odstavci potvrďte přijetí zásilek poděkováním odesílateli za doručení požadovaných položek nebo informací. Pak seznam všech přijatých položek spolu s datem.
Informujte příjemce v druhém odstavci, že jste spokojeni s dodávkou - pokud tomu tak je - a že doručení odpovídalo vašim očekáváním.
Ukončete dopis s bezplatným uzavřením, jako například "Děkuji vám" nebo "S pozdravem" a vytištěný název. Podepsat a poslat dopis.
