Zpráva o situaci je přesně to, co naznačuje název: zpráva o situaci obsahující ověřené faktické informace, které poskytují jasný obraz o tom, kdo, co, kde, kdy, kdy, proč a jak "incident nebo situace. Mnoho organizací používá zprávy o situaci, aby poskytlo nadřízeným informace a informace, které potřebují, aby přijaly správná a vhodná rozhodnutí. Organizace havarijního řízení, vládní agentury, ozbrojené síly, podniky, orgány činné v trestním řízení, humanitární nevládní organizace a diplomaté se spoléhají na situační zprávy.
Pozorujte situaci co nejjasněji. Pokud byla událost přírodní katastrofou, podívejte se na oblast katastrofy a uvědomte si dopad na zemi, infrastrukturu a obyvatelstvo. Zpráva o situaci musí poskytnout všechny relevantní skutečnosti lidem, kteří budou na základě těchto skutečností vycházet. Pečlivě dodržujte. Podezření a názor nepatří do situační zprávy.
Promluvte se všemi zúčastněnými osobami, od kterých potřebujete informace. Každá organizace, která požaduje nebo vytváří přehledy situace, pravděpodobně uvede do seznamu pracovníky, kteří je potřebují být kontaktováni a informováni. Při každé konverzaci berte dobré poznámky, protože tyto údaje zahrníte do přehledu.
Sběr a shromažďování dat. Cílem je poskytnout co nejucelenější obraz události a výsledky této události. Poznamenejte si podrobnosti o všech aspektech situace: co se stalo, komu, podrobnosti o čase, místě a místě, dopadu na infrastrukturu a způsobu, jakým místní obyvatelstvo reaguje. Mnoho organizací má standardní formát pro situační zprávu, která požaduje určité typy informací. Pokud existuje takový formát, použijte ho. Sběr dat bude rychlejší a přesnější.
Zpráva sestavte v logickém pořadí. Zahrnout všechny relevantní informace. Použijte jasný a stručný slovník k popisu událostí, vyhýbání se adjektivám a příslovkám. Pravidelné zprávy o pokroku se pravděpodobně budou řídit počátečními zprávami o situaci, takže je třeba pouze popsat, co se v současné době děje, ne to, co by se mohlo stát v blízké budoucnosti.
Do začátku přehledu vložte klíčové body nebo sekci shrnutí, ale teprve poté, co budou všechna data shromážděna a uvedena do logického pořadí. Použijte fakta a čísla, vyhýbejte se předpokladům. Součást shrnutí nebo upozornění musí předávat nejdůležitější informace pro obsazené nadřízené, aby si je mohli přečíst jako první.
Tipy
-
Mějte na paměti čtenáře zprávy a co potřebují o situaci vědět.
