Pokud jste řečník, konzultant nebo pedagog, semináře mohou být vaší firmou. Pokud jste jiným vlastníkem firmy, semináře by mohly být jednou z nejlepších metod pro uvedení vašeho podniku na trh. Ať jsou vaše důvody pro organizaci semináře, je třeba postupovat podle stejných základních kroků, abyste vytvořili událost, která probíhá hladce a zapůsobí na vaše účastníky.
Vyberte téma. Pokud jste konzultant nebo řečník, je pravděpodobné, že jste byli požádáni, abyste se se skupinou o určité téma hovořili. Pokud jste vlastníkem firmy, který organizuje seminář na podporu vašeho podnikání, měli byste zvolit téma, které by oslovilo cílového zákazníka. Například advokát může organizovat bezplatný seminář pro veřejnost o plánování nemovitostí.
Vyberte místo konání. Zkuste odhadnout počet účastníků, které budete mít, a vyberte si místo, které bude mít dostatek prostoru pro pohodlné sedění. Budete muset vzít v úvahu cenu při výběru místa konání. Některá místa mohou mít poplatky za pronájem místností několika set nebo dokonce tisíce dolarů, zatímco jiné jsou mnohem rozumnější. V hotelech se často nacházejí banketové prostory, kde podniky často uzavírají konvence, takže může být dobrým místem k zahájení hledání místa.
Vytvořte a pošlete pozvánky. V závislosti na velikosti a formálnosti vaší akce mohou být vaše pozvánky od jednoduchého dokumentu vytvořeného v aplikaci Microsoft Word až po luxusní design vytvořený profesionálním designérem. Pošlete své pozvánky několik týdnů dopředu, abyste měli účastníkům čas plánovat účast. Nezasílejte pozvánky dopředu, které mohou zapomenout, než dorazí skutečný termín semináře. Můžete také zaslat pozvánky e-mailem, ale nezapomeňte, že mohou skončit ve složkách spamů několika příjemců.
Rozhodněte se, zda nabídnete oběd nebo lehké občerstvení. Pokud váš seminář běží několik hodin, je to příjemný dotek, aby bylo k dispozici lehké občerstvení. Pokud se váš seminář zahajuje brzy ráno nebo běží přes oběd, doporučuje se obed. Některá místa vyžadují, abyste při uskutečňování události v zařízení využili služeb svého vlastního dodavatele kuchařů. Ujistěte se, že znáte pravidla vaší smlouvy před objednáním občerstvení.
Vytvořte si prezentační materiály. Proveďte kopie výtisků nebo je nechte tisknout na profesionální tiskárně. Pravděpodobně budete chtít vytvořit prezentaci aplikace PowerPoint, abyste měli vizuální odkaz, když vy nebo váš reproduktor předkládáte materiál. Můžete snadno vytvořit podklady pro své účastníky tím, že vyberete "podklady" v rámci možností tisku. Ujistěte se, že vyberete tři na jednu stránku a vaši účastníci budou moci brát poznámky přímo na svých výpisech.
Několik dní před událostí dokončíte svůj počet účastníků na základě vašich RSVP. Pokud se rozhodnete, můžete volat další lidi, které jste pozvali, aby jim připomněli vaši událost a dát jim poslední možnost se zaregistrovat. Zanechte vzkaz pro každého, koho nejste dosáhli, pokud je to možné, a vyzvěte je, aby vám zavolali co nejdříve, pokud mají v úmyslu navštívit.
Vytvořte přihlašovací list a jmenovky. Je dobré, aby se účastníci semináře mohli setkat s jinými lidmi a okamžitě vidět jejich jméno a odkud pocházejí. Odstraňuje některé z nepříjemných pocitů, které lidé mají při představování se novým lidem. Přihlašovací list se vám bude hodit, pokud máte v úmyslu nabídnout svým účastníkům jakýkoli druh kreditů pro další vzdělávání nebo pokud chcete po semináři jednoduše zůstat v kontaktu se svými účastníky. Můžete požádat o jména, adresy, telefonní čísla a e-mailové adresy. Je rozumné nabídnout krabici, na kterou mohou zkontrolovat, zda nechtějí od vás dostávat další informace.
Vytvořte pakety pro každé nastavení tabulky. Možná budete chtít zahrnout brožury a další propagační materiály o vaší firmě. Budete také chtít poskytnout něco pro své účastníky, aby psali a pero pro ně psát s. Nemáte-li tyto položky s logem vašeho podniku, místo, kde držíte svou událost, může mít pera a podložky, které by vám rádi poskytli.
Potvrďte podrobnosti s kontaktní osobou na vašem místě několik dní před vaší událostí. Měli byste také potvrdit konečný počet hláv s vaším kuchařem, pokud jste jedli. Ujistěte se, že vaši kuchař vědí, jestli je budete potřebovat dodat papírové výrobky, například talíře, ubrousky nebo šálky. Proveďte veškeré platební postupy nezbytné. Některá místa a hosté vyžadují předem platbu, zatímco jiní rádi sbírají peníze v den Vaší události.
Nastavte místo konání den před nebo ráno vaší události. Budete si jisti, že váš personál bude mít připravený pokoj tak, jak jste se zeptali. Budete také chtít umístit své balíčky a další materiály na každém místě před příjezdem hostů. Projděte si pokoj a ujistěte se, že všichni budou mít jasný výhled na vás nebo vaše reproduktory v přední části místnosti.
Plánujte pro sebe nebo zástupce vaší společnosti, aby byli přítomni, když první hosté začnou přijít na den Vaší události. Budete chtít pozdravit lidi a nasměrovat je na přihlašovací list, umístění toalet a občerstvení.
Tipy
-
Při plánování semináře se snažte zůstat co nejvíce organizovaný. Malé detaily vás mohou přivézt a čím více jste organizováni, který vedete k události, tím plynuleji to běží na velký den.
Varování
Budete mít vždy někteří účastníky, kteří si rezervovali místo na semináři, kteří neukázali den události. Objevují se nouzové situace nebo nastávají další problémy, které zabraňují tomu, aby někteří lidé skutečně přišli. Nenechte se tě obtěžovat. Je pravděpodobné, že se na poslední chvíli objeví jeden nebo dva lidé a zeptat se, jestli se ještě mohou zúčastnit.
