Týmové instruktáže jsou efektivní schůzky používané k šíření informací do různých oddělení a skupin v rámci organizace. Vedení schůzky vyžaduje, abyste byli co nejúspěšněji organizovaní a měli nastavený program, protože nejvhodnější informace musí být vydány bez ztráty času. Další informace, které se nevejdou, lze uložit na další schůzku. Briefingové relace také umožňují členům nabídnout nápady a aktualizace, pokud jsou strukturovány správně.
Připravte program s konkrétním časovým předstihem pro každé téma. Agenda pomáhá udržovat všechny na úkolech a dovoluje jim, aby předem věděli, co čekají na briefingu. Seznamte pouze důležité a relevantní informace o své agendě. Na skupinové diskusi nechte čas na konci pořadu jednání.
Kontaktovat účastníky předem prostřednictvím e-mailu, faxu nebo telefonu, aby mohli připravit materiál, který bude projednán na schůzi. Můžete povolit různým členům, aby se podíleli na různých částech brífingu. Poskytněte jim dostatek času na přípravu a zároveň jim poskytněte časový rámec, takže informace, které poskytují, jsou stručné a odpovídají přidělené části vaší agendy.
Začněte schůzku s dobrými zprávami, jako je pokrok, který organizace nebo oddělení dělá. Diskutujte o všech budoucích politikách a postupech, které budou implementovány. Vyberte si jednotlivce, kteří budou součástí budoucích plánů, které prezentujete, a také seznam dosažitelných cílů, které musí být splněny před příštím briefingem.
Přidejte další minuty na všechny otevřené otázky nebo obavy, které lze probrat. Pravděpodobně jste neočekávali tyto subjekty při přípravě vašeho programu. Dodatečný čas také umožňuje členům, aby vás informovali o všech nedostatcích nebo problémech, které jim mohou zabránit v dosažení určitého úkolu při příštím zasedání.
