Přestože všechny schůzky nemusejí striktně řídit "Róbertovým řádem", je třeba, aby byly předem naplánovány a udržovány na stanoveném programu. Jedna z nejhorších věcí, ke které může dojít na schůzce, je, když vůdce ztratí kontrolu nad účastníky a jednání probíhají v mnoha směrech. V takových případech se nedosáhne jen málo nebo nic a schůzka skončí úplným ztrátou času a značkou proti organizátorovi.
Položky, které budete potřebovat
-
Denní program
-
Podložky papíru
-
Tužky
-
Audiovizuální materiály a zařízení
Naplánujte konkrétní program, i když bude pokryta pouze jedna položka. Dávejte dostatečné varování komukoli, kdo má dát zprávu. Agenda vysvětluje každému důvod, proč se setkání koná a je konečným cílem. Program by měl mít také časový rámec, takže ti, kteří se účastní, vědí, jak plánovat zbytek svého dne.
Poskytněte účastníkům kopii dokumentů, které budou projednány několik dní před schůzí. Požádejte je, aby byli připraveni hovořit o zprávě a přicházet s jejich myšlenkami a připomínkami. Nechcete, aby někdo četl papír, zatímco jiní o něm diskutují.
Rozšiřte ocenění každé osobě, která se na schůzce podílí. Snažte se získat informace od každé přítomné osoby a poděkujte každému za její účast s osobní poznámkou.
Pošlete každému účastníkovi následnou poznámku s hlavními body, které jste učinili během schůzky. Pokud se jedná o formální schůzku s přijatými poznámkami, měla by mít každá osoba, aby je přezkoumala před příštím jednáním skupiny.
Tipy
-
Nedovolte, aby osoba přišla pozdě na každé zasedání. Zpoždění jednou nebo dvakrát je v pořádku, ale vždy vykazuje naprosté neúctě.
Varování
Pokud se zdá, že se schůzka bude konat déle než deset minut poté, co byla uvedena v pořadu jednání, hlasujte, zda se má pokračovat nebo se znovu setkat.
